Kontakte anlegen und verwalten: So einfach geht's
Erfassen Sie neue Kontakte schnell und unkompliziert und behalten Sie stets den Überblick.
1. Gruppe auswählen
Wählen Sie die passende Kategorie (Mieter, Eigentümer, Dienstleister etc.) für Ihren neuen Kontakt aus.
2. Kontakt anlegen & Daten erfassen
Klicken Sie auf ‘+’ und füllen Sie alle relevanten Informationen aus: Name, Adresse, Kommunikation, Bankdaten, externe Zugriffsrechte und Datenschutzvereinbarungen.
3. Speichern & Verknüpfen
Speichern Sie den Kontakt. Anschließend können Sie ihn flexibel mit Objekten verknüpfen oder weitere Details hinzufügen.
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Verabschieden Sie sich vom Adress-Chaos!
Verstreute Kontaktdaten, Dubletten und fehlende Übersicht kosten Zeit und Nerven. Immoware24 schafft Abhilfe.
Ineffiziente Datensuche
Langes Suchen nach Telefonnummern, E-Mail-Adressen oder Ansprechpartnern in verschiedenen Listen und Systemen.
Daten-Dubletten & Inkonsistenzen
Mehrfache Erfassung desselben Kontakts führt zu veralteten Informationen und Fehlern in der Kommunikation.
Mangelnder Datenschutz
Unstrukturierte Kontaktlisten erschweren die Einhaltung der DSGVO und die Verwaltung von Einwilligungen.
Alle Adressverwaltungs-Funktionen im Detail
Von der zentralen Erfassung bis zur DSGVO-konformen Datenpflege – Immoware24 bietet eine Komplettlösung.
Zentrale, objektübergreifende Datenbank
Ein Kontakt wird einmal erfasst und kann flexibel mehreren Objekten zugeordnet werden.
- Keine Redundanzen
- Konsistente Daten
- Einfache Pflege
Umfassende Kontaktdetails
Erfassen Sie Adressen, Telefonnummern, E-Mail, Bankverbindungen, SEPA-Mandate, Geburtstage und mehr.
- Frei definierbare Namensfelder
- Beziehungen zwischen Kontakten
- Notizfunktion
DSGVO-konforme Datenhaltung
Funktionen zum Sperren und Löschen von Kontakten nach DSGVO-Vorgaben, inklusive Löschprofile und Protokollierung.
- Sperrverlauf
- Automatisierte Löschung
- Einwilligungsmanagement (Portal24)
Externer Zugriff (Portal24)
Verwalten Sie die Portal24-Zugriffsrechte für Kontakte, auch über das Vertragsende hinaus.
- Zeitlich befristeter Zugriff
- Freigabe von Dokumenten
- Nachvollziehbare Kommunikation
DAV-Synchronisation
Synchronisieren Sie bestehende Kontakte, Kalendereinträge und Dokumente mit anderen Anwendungen.
- Standardisiertes Protokoll
- Individuelle Kontaktfreigaben
- Nahtlose Office-Integration
Integration in alle Module
Das Adressbuch ist zentraler Bestandteil und nahtlos mit allen anderen Immoware24-Modulen verknüpft.
- Rechnungswesen
- Postausgang & -eingang
- Ticketsystem
Demo vereinbaren
Alle Vorteile auf einen Blick
Ihre Vorteile mit der Zentralen Adressverwaltung von Immoware24
Av_Timer
Erhebliche Zeitersparnis
Reduzieren Sie Suchzeiten und manuellen Pflegeaufwand durch eine zentrale und intelligente Kontaktverwaltung.
Data_Check
Verbesserte Datenqualität
Vermeiden Sie Dubletten und Inkonsistenzen. Sorgen Sie für stets aktuelle und korrekte Kontaktdaten.
3p
Professionelle Kommunikation
Nutzen Sie korrekte Anreden und alle relevanten Informationen für eine personalisierte und professionelle Korrespondenz.
Encrypted
DSGVO-Konformität
Verwalten Sie personenbezogene Daten sicher und erfüllen Sie die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung.
Was unsere Kunden sagen
In guter Gesellschaft
Wir haben uns für Immoware24 entschieden, da die Themen Nachhaltigkeit, Effizienz und Digitalisierung für unser Unternehmen essenziell sind. Immoware24 bietet die ideale Software, um unsere hohen Ansprüche zu erfüllen.
Stefan Polzin
Gesellschafter Polzin ImmoService GmbH & Co. KG
Wir haben uns für Immoware24 entschieden, da die Themen Nachhaltigkeit, Effizienz und Digitalisierung für unser Unternehmen essenziell sind. Immoware24 bietet die ideale Software, um unsere hohen Ansprüche zu erfüllen.
Stefan Polzin
Gesellschafter Polzin ImmoService GmbH & Co. KG
Wir haben uns für Immoware24 entschieden, da wir dadurch die Effizienz steigern können. Besonders der KI-basierte Posteingang, in dem Dokumente automatisch analysiert und weiterverarbeitet werden.
Moritz Schönian
Geschäftsführer Schönian & Heymann oHG
Wir haben uns für Immoware24 entschieden, weil wir dank diverser Features, wie zum Beispiel mit der E-Postbrief Funktion, eine Menge Zeit – und somit auch Geld – sparen können. Die Verwaltung unserer mehr als 25.000 Einheiten läuft nun deutlich effizienter.
Matthias Kühn
Geschäftsführer, VOW Immobilienmanagement GmbH
FAQs
Häufig gestellte Fragen zur Adressverwaltung
Wie funktioniert die objektübergreifende Kontaktverwaltung in Immoware24?
addIn Immoware24 werden Kontakte zentral im Adressbuch erfasst und können dann flexibel einem oder mehreren Objekten zugeordnet werden. Änderungen an einem Kontakt (z.B. neue Telefonnummer) werden automatisch für alle verknüpften Objekte übernommen, was doppelte Datenhaltung vermeidet und die Datenkonsistenz sicherstellt.
Welche Arten von Kontakten kann ich im Adressbuch verwalten?
add
Sie können verschiedene Gruppen von Kontakten anlegen und verwalten, darunter Mieter, Mietinteressenten, Dienstleister/Handwerker, Makler, Verwalter, Eigentümer, Banken und sonstige Kontakte. Jedem Kontakt können spezifische Informationen, Beziehungen zu anderen Kontakten, Bankverbindungen, Dokumente und Notizen hinzugefügt werden.
Unterstützt das Adressbuch DSGVO-konforme Sperr- und Löschfunktionen?
addJa, Immoware24 bietet Funktionen zum Sperren und Löschen von Kontakten gemäß DSGVO. Gesperrte Kontakte sind für reguläre Nutzer nicht mehr sichtbar oder editierbar. Es können Löschprofile mit unterschiedlichen Fristen hinterlegt werden, nach deren Ablauf Kontakte automatisch und unwiederbringlich gelöscht werden, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Kann ich externe Zugriffsrechte für Kontakte auf Portal24 verwalten?
addJa, im Bereich ‘Externer Zugriff’ eines Kontaktdatensatzes können Sie detailliert festlegen, ob und wie lange ein Kontakt auch nach einem eventuellen Vertragsende Zugriff auf das Portal24 haben soll. Dies ist beispielsweise nützlich, um ehemaligen Mietern den Abruf von Betriebskostenabrechnungen zu ermöglichen. Sie können auch Vereinbarungen zur Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte (z.B. Handwerker) dokumentieren.
Wie werden neue Kontakte angelegt? Gibt es Vorbelegungen?
addNeue Kontakte legen Sie an, indem Sie im Adressbuch die passende Gruppe auswählen und auf ‘+’ klicken. Das System ist bei Neuanlage bereits mit einigen vordefinierten Kontakten und Bankinstituten befüllt, um Ihnen den Start zu erleichtern.
Kann ich meine Kontakte aus dem Immoware24 Adressbuch mit anderen Geräten synchronisieren?
addJa, über den optionalen DAV-Adapter von Immoware24 können Sie Ihre Kontaktdaten mittels CardDAV-Protokoll mit verschiedenen Geräten und Anwendungen (z.B. Smartphones, Tablets, Outlook) synchronisieren. So haben Sie Ihre Adressbuchdaten immer aktuell und auf all Ihren Geräten verfügbar. Für die Einrichtung sind spezifische Freigaben im DAV-Adapter notwendig.
Weitere Funktionen
Immoware24 bietet Ihnen eine Vielzahl an Funktionen
Mietverwaltung
Alle Stammdaten, Mietverträge, Zahlungen und Betriebskosten an einem Ort. Immoware24 sorgt für transparente Abläufe und automatisierte Prozesse.
Mehr erfahreneastWEG-Verwaltung
Erstellen Sie BGH-konforme Hausgeldabrechnungen, verwalten Sie Rücklagen, planen Sie Wirtschaftsjahre und führen Sie digitale Eigentümerversammlungen.
Mehr erfahreneastSondereigentumsverwaltung
Ob Mieterwechsel, Abrechnung oder Kommunikation. Immoware24 unterstützt Sie bei allen Aufgaben in der Sondereigentumsverwaltung.
Mehr erfahreneastBringen Sie Ordnung in Ihre Kontakte!
Testen Sie Immoware24 30 Tage kostenlos und entdecken Sie, wie einfach und effizient moderne Mietverwaltung sein kann. Steigern Sie Ihre Produktivität und senken Sie Ihre Kosten.
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