Digital versenden: In 3 einfachen Schritten
1. Dokumente auswählen
Wählen Sie erstellte Schreiben, Abrechnungen oder Verträge direkt aus dem DMS oder der Vorgangsbearbeitung für den Versand aus.
2. Versandweg & Empfänger definieren
Bestimmen Sie den Versandweg (E-Mail, E-Post, Portal etc.), prüfen Sie Empfänger und passen Sie Versandeinstellungen an. Bündeln Sie Dokumente mit der Sammler-Funktion.
3. Versenden & Archivieren
Starten Sie den digitalen Versand. Der Status ist nachverfolgbar und alle Sendungen sind automatisch archiviert.
Traditioneller Postversand: Zeit- und Kostenfalle?
Hoher manueller Aufwand
Drucken, Falten, Kuvertieren, Frankieren und der Gang zur Post binden wertvolle Mitarbeiterkapazitäten.
Steigende Material- & Portokosten
Kosten für Papier, Umschläge, Toner und insbesondere Porto belasten Ihr Budget zunehmend.
Fehlende Nachverfolgbarkeit
Unsicherheit über den Zustellzeitpunkt und -erfolg. Aufwändige Recherche bei Rückfragen.
Alle Funktionen des Digitalen Postausgangs im Überblick
E-Mail-Versand
Direkter Versand von Dokumenten als E-Mail-Anhang. Unterstützung mehrerer E-Mail-Konten.
- Vorlagen & Textbausteine
- Automatische Archivierung
- DMS-Integration
E-Post-Brief Versand
Versenden Sie Briefe digital über die Deutsche Post – inklusive Optionen wie Farbe, Duplex und Einschreiben.
- Rechtssicherer Versand
- Portokostenoptimierung
- Kein manueller Aufwand
Portal- & E-Mail-Freigabe
Stellen Sie Dokumente sicher im Portal24 bereit oder versenden Sie Download-Links per MailShare.
- DSGVO-konform
- Zeitlich begrenzter Zugriff
- Download-Protokollierung
Serienbrief-Funktion
Erstellen und versenden Sie personalisierte Serienbriefe effizient über digitale Kanäle.
- Platzhalter für Personalisierung
- Massenversand per E-Post/Mail
- Vorlagenmanagement
DMS-Integration & Archivierung
Alle Senkungen werden automatisch archiviert.
- Lückenlose Dokumentation
- Schneller Wiederauffinden
- Revisionssicher
Statusverfolgung
Behalten Sie den Überblick über den Versandstatus Ihrer Dokumente.
- Transparente Übersicht
- Nachweisbarkeit
- Proaktives Handeln
Portokosten-Management
Optimierung für E-Post-Portokosten durch Dokumentenbündelung (Sammler).
- Kostenoptimierung
- Effiziente Ressourcennutzung
- Vermeidung unnötiger Ausgaben
Individuelle Einstellungen
Passen Sie Versandeinstellungen (z.B. Einschreiben) und bevorzugte Zustellwege pro Kontakt an.
- Flexible Konfiguration
- Individuelle Zusatzleistungen
- Personalisierte Kommunikation
Ihre Vorteile mit dem Digitalen Postausgang von Immoware24
Enorme Zeitersparnis
Eliminieren Sie manuelle Prozesse wie Drucken, Kuvertieren und Frankieren. Versenden Sie auf Knopfdruck.
Deutliche Kostenreduktion
Sparen Sie signifikant bei Porto, Papier, Toner und Personalkosten für den Postversand.
Rechtssicherheit & Nachweisbarkeit
Nutzen Sie den E-Post-Brief für nachweisbare Zustellungen und eine lückenlose Dokumentation im DMS.
Umweltfreundlich & Modern
Reduzieren Sie Ihren Papierverbrauch und präsentieren Sie sich als zukunftsorientierte Verwaltung.
In guter Gesellschaft
Wir haben uns für Immoware24 entschieden, da mit dem Portal24, dem Mieter & Eigentümerportal, eine Plattform bereitsteht, mit der wir viel effizienter mit unseren Kunden kommunizieren und Daten austauschen können. Die Nutzerquote beträgt hierbei über 94% – das spart uns ungemein Zeit und Geld.
Wir haben uns für Immoware24 entschieden, da mit dem Portal24, dem Mieter & Eigentümerportal, eine Plattform bereitsteht, mit der wir viel effizienter mit unseren Kunden kommunizieren und Daten austauschen können. Die Nutzerquote beträgt hierbei über 94% – das spart uns ungemein Zeit und Geld.
Seit der Gründung unserer Hausverwaltung arbeiten wir mit Immoware24. Als vollständig digital aufgestellte Hausverwaltung profitieren wir täglich von den durchdachten Prozessen – vom digitalen Posteingang über das Dokumentenmanagement bis hin zum Eigentümerportal. Immoware24 ermöglicht uns effiziente Abläufe, spart wertvolle Zeit und unterstützt uns dabei, unseren Kunden eine moderne, transparente und professionelle Verwaltung zu bieten. Für uns ist Immoware24 ein unverzichtbarer Partner im Verwaltungsalltag.
Wir haben uns für Immoware24 entschieden, weil die Software nicht nur Fachkompetenz und Erfahrung vereint, sondern auch die Ideen und das Feedback ihrer Anwender aktiv mit einbezieht. So bleiben wir mit unserer digitalen Lösung modern, effizient und attraktiv – für uns und unsere Kunden.
Häufig gestellte Fragen zum Digitalen Postausgang
Immoware24 bietet mehrere digitale Versandwege: klassischen E-Mail-Versand, den E-Post-Brief der Deutschen Post (auch als Einschreiben), die Freigabe von Dokumenten im Portal24 für Mieter und Eigentümer sowie die E-Mail-Freigabe (MailShare) über einen gesicherten Download-Link.
Der E-Post-Brief ist ein Service der Deutschen Post, der den digitalen Versand von Briefen ermöglicht, die dann physisch zugestellt werden. Vorteile sind Zeit- und Kostenersparnis (kein Drucken, Kuvertieren, Frankieren), die Möglichkeit des Versands als Einschreiben für Nachweisbarkeit und die automatische Konvertierung von Dokumenten ins Hochformat, falls nötig.
Ja, mit der Sammler-Funktion im Postausgang können Sie mehrere Dokumente für einen Empfänger zusammenfassen. Dies ist besonders nützlich, um Portokosten beim E-Post-Versand zu optimieren oder um dem Empfänger alle relevanten Unterlagen in einer Sendung (z.B. einer E-Mail mit mehreren Anhängen oder einem gebündelten E-Post-Brief) zukommen zu lassen.
Im Adressbuch von Immoware24 können Sie für jeden Kontakt einen oder mehrere bevorzugte Zustellwege (z.B. E-Mail, E-Post, Portal) hinterlegen. Beim Versand wird dieser automatisch vorgeschlagen, kann aber für jede Sendung individuell angepasst werden.
Ja, für die Nutzung des E-Post-Brief Services ist eine Registrierung als E-Post Geschäftskunde bei der Deutschen Post und die Hinterlegung Ihrer EKP-Nummer (E-Post Kundennummer) in Immoware24 erforderlich. Wir unterstützen Sie gerne bei diesem Prozess.