Kontakte anlegen und verwalten: So einfach geht's
1. Gruppe auswählen
Wählen Sie die passende Kategorie (Mieter, Eigentümer, Dienstleister etc.) für Ihren neuen Kontakt aus.
2. Kontakt anlegen & Daten erfassen
Klicken Sie auf ‘+’ und füllen Sie alle relevanten Informationen aus: Name, Adresse, Kommunikation, Bankdaten, externe Zugriffsrechte und Datenschutzvereinbarungen.
3. Speichern & Verknüpfen
Speichern Sie den Kontakt. Anschließend können Sie ihn flexibel mit Objekten verknüpfen oder weitere Details hinzufügen.
Verabschieden Sie sich vom Adress-Chaos!
Ineffiziente Datensuche
Langes Suchen nach Telefonnummern, E-Mail-Adressen oder Ansprechpartnern in verschiedenen Listen und Systemen.
Daten-Dubletten & Inkonsistenzen
Mehrfache Erfassung desselben Kontakts führt zu veralteten Informationen und Fehlern in der Kommunikation.
Mangelnder Datenschutz
Unstrukturierte Kontaktlisten erschweren die Einhaltung der DSGVO und die Verwaltung von Einwilligungen.
Alle Adressverwaltungs-Funktionen im Detail
Zentrale, objektübergreifende Datenbank
Ein Kontakt wird einmal erfasst und kann flexibel mehreren Objekten zugeordnet werden.
- Keine Redundanzen
- Konsistente Daten
- Einfache Pflege
Umfassende Kontaktdetails
Erfassen Sie Adressen, Telefonnummern, E-Mail, Bankverbindungen, SEPA-Mandate, Geburtstage und mehr.
- Frei definierbare Namensfelder
- Beziehungen zwischen Kontakten
- Notizfunktion
DSGVO-konforme Datenhaltung
Funktionen zum Sperren und Löschen von Kontakten nach DSGVO-Vorgaben, inklusive Löschprofile und Protokollierung.
- Sperrverlauf
- Automatisierte Löschung
- Einwilligungsmanagement (Portal24)
Externer Zugriff (Portal24)
Verwalten Sie die Portal24-Zugriffsrechte für Kontakte, auch über das Vertragsende hinaus.
- Zeitlich befristeter Zugriff
- Freigabe von Dokumenten
- Nachvollziehbare Kommunikation
DAV-Synchronisation
Synchronisieren Sie bestehende Kontakte, Kalendereinträge und Dokumente mit anderen Anwendungen.
- Standardisiertes Protokoll
- Individuelle Kontaktfreigaben
- Nahtlose Office-Integration
Integration in alle Module
Das Adressbuch ist zentraler Bestandteil und nahtlos mit allen anderen Immoware24-Modulen verknüpft.
- Rechnungswesen
- Postausgang & -eingang
- Ticketsystem
Ihre Vorteile mit der Zentralen Adressverwaltung von Immoware24
Erhebliche Zeitersparnis
Reduzieren Sie Suchzeiten und manuellen Pflegeaufwand durch eine zentrale und intelligente Kontaktverwaltung.
Verbesserte Datenqualität
Vermeiden Sie Dubletten und Inkonsistenzen. Sorgen Sie für stets aktuelle und korrekte Kontaktdaten.
Professionelle Kommunikation
Nutzen Sie korrekte Anreden und alle relevanten Informationen für eine personalisierte und professionelle Korrespondenz.
DSGVO-Konformität
Verwalten Sie personenbezogene Daten sicher und erfüllen Sie die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung.
In guter Gesellschaft
Wir haben uns für Immoware24 entschieden, da die Themen Nachhaltigkeit, Effizienz und Digitalisierung für unser Unternehmen essenziell sind. Immoware24 bietet die ideale Software, um unsere hohen Ansprüche zu erfüllen.
Wir haben uns für Immoware24 entschieden, da die Themen Nachhaltigkeit, Effizienz und Digitalisierung für unser Unternehmen essenziell sind. Immoware24 bietet die ideale Software, um unsere hohen Ansprüche zu erfüllen.
Wir haben uns für Immoware24 entschieden, da wir dadurch die Effizienz steigern können. Besonders der KI-basierte Posteingang, in dem Dokumente automatisch analysiert und weiterverarbeitet werden.
Wir haben uns für Immoware24 entschieden, weil wir dank diverser Features, wie zum Beispiel mit der E-Postbrief Funktion, eine Menge Zeit – und somit auch Geld – sparen können. Die Verwaltung unserer mehr als 25.000 Einheiten läuft nun deutlich effizienter.
Häufig gestellte Fragen zur Adressverwaltung
In Immoware24 werden Kontakte zentral im Adressbuch erfasst und können dann flexibel einem oder mehreren Objekten zugeordnet werden. Änderungen an einem Kontakt (z.B. neue Telefonnummer) werden automatisch für alle verknüpften Objekte übernommen, was doppelte Datenhaltung vermeidet und die Datenkonsistenz sicherstellt.
Sie können verschiedene Gruppen von Kontakten anlegen und verwalten, darunter Mieter, Mietinteressenten, Dienstleister/Handwerker, Makler, Verwalter, Eigentümer, Banken und sonstige Kontakte. Jedem Kontakt können spezifische Informationen, Beziehungen zu anderen Kontakten, Bankverbindungen, Dokumente und Notizen hinzugefügt werden.
Ja, Immoware24 bietet Funktionen zum Sperren und Löschen von Kontakten gemäß DSGVO. Gesperrte Kontakte sind für reguläre Nutzer nicht mehr sichtbar oder editierbar. Es können Löschprofile mit unterschiedlichen Fristen hinterlegt werden, nach deren Ablauf Kontakte automatisch und unwiederbringlich gelöscht werden, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Ja, im Bereich ‘Externer Zugriff’ eines Kontaktdatensatzes können Sie detailliert festlegen, ob und wie lange ein Kontakt auch nach einem eventuellen Vertragsende Zugriff auf das Portal24 haben soll. Dies ist beispielsweise nützlich, um ehemaligen Mietern den Abruf von Betriebskostenabrechnungen zu ermöglichen. Sie können auch Vereinbarungen zur Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte (z.B. Handwerker) dokumentieren.
Neue Kontakte legen Sie an, indem Sie im Adressbuch die passende Gruppe auswählen und auf ‘+’ klicken. Das System ist bei Neuanlage bereits mit einigen vordefinierten Kontakten und Bankinstituten befüllt, um Ihnen den Start zu erleichtern.
Ja, über den optionalen DAV-Adapter von Immoware24 können Sie Ihre Kontaktdaten mittels CardDAV-Protokoll mit verschiedenen Geräten und Anwendungen (z.B. Smartphones, Tablets, Outlook) synchronisieren. So haben Sie Ihre Adressbuchdaten immer aktuell und auf all Ihren Geräten verfügbar. Für die Einrichtung sind spezifische Freigaben im DAV-Adapter notwendig.