Schluss mit E-Mail-Chaos, Post-its und vergessenen Aufgaben
Unklare Zuständigkeiten
Anfragen gehen in überfüllten Postfächern unter. Niemand weiß, wer gerade für was verantwortlich ist.
Fehlende Übersicht
Informationen sind über Zettel, E-Mails und verschiedene Ordner verteilt. Der aktuelle Stand eines Vorgangs ist kaum nachvollziehbar.
Hoher manueller Aufwand
Mitarbeiter verbringen wertvolle Zeit damit, Informationen manuell zu übertragen und nach dem letzten Stand zu fragen.
Von der Meldung bis zur Lösung: Ihr digitaler Workflow
1. Vorgang erfassen
Ein Ticket wird erfasst – automatisch aus einer E-Mail, Portal-Meldung, einem Anruf oder manuell durch Ihr Team.
2. Bearbeiten & Zuweisen
Der Vorgang wird priorisiert und dem richtigen Mitarbeiter zugewiesen. Der Status ist für alle transparent.
3. Abwickeln & Kommunizieren
Kostenvoranschläge einholen, Aufträge erteilen, interne Abstimmungen – alles wird zentral im Ticket dokumentiert
4. Abschließen & Archivieren
Nach Erledigung wird das Ticket geschlossen. Die komplette Historie bleibt für immer manipulationssicher archiviert.
Alle Werkzeuge für professionelles Auftragsmanagement
Flexible Ticketsysteme
Legen Sie separate Systeme für verschiedene Abteilungen wie Objektbetreuung oder Buchhaltung an.
Individuelle Vorlagen
Erstellen Sie für jeden Vorgangstyp (z.B. “Versicherungsschaden”) eigene Vorlagen mit spezifischen Feldern und Checklisten.
Multikanal-Erfassung
Tickets werden automatisch aus E-Mails, Portal24-Meldungen und KI-Anrufbeantworter-Nachrichten erstellt.
Integriertes Auftragsmanagement
Fordern Sie Kostenvoranschläge an, erteilen Sie Aufträge an Handwerker und verfolgen Sie die Abwicklung direkt im Ticket.
Lückenlose E-Mail-Integration
Wandeln Sie E-Mails per Klick in Tickets um. Die gesamte Korrespondenz wird automatisch dem richtigen Vorgang zugeordnet.
Portal24-Kollaboration
Mieter & Eigentümer kommunizieren und laden Anhänge direkt über die Kommentarfunktion im Portal24 zum Ticket hoch.
Integrierte Zeiterfassung
Protokollieren Sie Bearbeitungszeiten per Start-Stopp-Funktion für eine präzise Abrechnung und Auswertung.
Status & Prioritäten
Behalten Sie mit Status (z.B. neu, wartend) und Prioritäten immer den Überblick, was als Nächstes zu tun ist.
Ihr Gewinn: Effizienter, transparenter, professioneller.
Gesteigerte Effizienz
Reduzieren Sie den administrativen Aufwand durch automatisierte Prozesse, zentrale Datenhaltung und weniger Rückfragen.
Absolute Transparenz
Jeder Mitarbeiter kennt jederzeit den Status und die Historie jedes Vorgangs. Nichts geht mehr verloren oder wird doppelt bearbeitet.
Verbesserter Kundenservice
Schnellere Reaktionszeiten und transparente Kommunikation über das Portal24 führen zu zufriedeneren Mietern und Eigentümern.
Rechtssichere Dokumentation
Alle Kommunikations- und Bearbeitungsschritte sind lückenlos und nachvollziehbar für Gewährleistungsfälle archiviert.
In guter Gesellschaft
Obwohl wir vor der Umstellung auf Immoware24 schon recht digital unterwegs waren, hatte unser damaliges System gerade bei den Workflows und Schnittstellen zu Portalen, Ticketsystemen und E-Mail-Programmen starke Defizite. Mit Immoware24 haben wir endlich ein System, in dem alle relevanten Informationen zentral zusammenlaufen. Besonders die Integration des Banking-Clients bringt noch mal echte Zusatzvorteile. Die Arbeitserleichterung ist im gesamten Team deutlich spürbar.
Obwohl wir vor der Umstellung auf Immoware24 schon recht digital unterwegs waren, hatte unser damaliges System gerade bei den Workflows und Schnittstellen zu Portalen, Ticketsystemen und E-Mail-Programmen starke Defizite. Mit Immoware24 haben wir endlich ein System, in dem alle relevanten Informationen zentral zusammenlaufen. Besonders die Integration des Banking-Clients bringt noch mal echte Zusatzvorteile. Die Arbeitserleichterung ist im gesamten Team deutlich spürbar.
Früher sind Kundenanfragen im Postfach untergegangen und Zuständigkeiten waren unklar. Mit dem zentralen Ticketsystem von Immoware24 läuft die Kommunikation jetzt absolut strukturiert und jeder weiß sofort, wer was übernimmt. Zusätzlich haben wir über das Dashboard alle wichtigen Zahlen direkt im Blick und selbst die Rechnungsfreigabe funktioniert im großen Team schnell und reibungslos.
Bei Immoware24 greift einfach alles perfekt ineinander. Die E-Mail-Hinterlegung in den Kontakten, die automatische Kontoumsatz-Verbuchung und der digitale Rechnungseingang sind nur einige der praktischen Funktionen. Dank des digitalen Postausgangs entfällt sogar das Briefe-Eintüten und Frankieren. Das Portal24 und das KI-gestützte Ticketsystem entlasten unseren Büroalltag zusätzlich und sparen uns viel Zeit.
Häufig gestellte Fragen
Ja, absolut. Sie können mehrere, separate Ticketsysteme für verschiedene Abteilungen (z.B. ‘Objektbetreuung’, ‘Buchhaltung’) anlegen. Jedes System kann mit eigenen, individuell konfigurierbaren Ticketvorlagen ausgestattet werden, um die spezifischen Arbeitsabläufe Ihrer Abteilungen perfekt abzubilden.
Tickets können auf vielfältige Weise erstellt werden: manuell durch Ihre Mitarbeiter, durch Umwandlung einer E-Mail, automatisch durch eine Schadensmeldung über das Portal24 oder sogar vollautomatisch durch unseren KI-Anrufbeantworter, der Sprachnachrichten in Text umwandelt und direkt als Ticket anlegt.
Über die Kommentarfunktion im Portal24 können Mieter und Eigentümer direkt und transparent mit Ihnen kommunizieren. Sie können Kommentare hinterlassen, auf Ihre Nachrichten antworten und sogar selbständig Anhänge wie Schadensfotos hochladen. Dies beschleunigt die Klärung und wird lückenlos im Ticket dokumentiert.
Ja, mit dem integrierten Zeiterfassungs-Plugin können Ihre Mitarbeiter die Bearbeitungszeit für jedes Ticket mit einer einfachen Start-Stopp-Funktion protokollieren. Das ist ideal für die Abrechnung von Sonderleistungen und für interne Auswertungen zur Prozessoptimierung.
Sie können jede eingehende E-Mail mit einem Klick in ein neues Ticket umwandeln oder an ein bestehendes Ticket anheften. Antworten auf ticketbezogene E-Mails werden automatisch durch eine eindeutige Ticket-ID im Betreff erkannt und der richtigen Tickethistorie zugeordnet. So bleibt die gesamte Kommunikation zentral und nachvollziehbar.
Ja, das ist eine Kernfunktion. Mit den integrierten Plugins können Sie direkt aus einem Ticket heraus Kostenvoranschläge von mehreren Dienstleistern anfordern, vergleichen und anschließend den Auftrag erteilen. Der gesamte Prozess wird transparent im Ticket dokumentiert.