Die Abrechnungsfrist für Wohnräume ist höchstens 12 Monate gem. § 556 Abs. 3 S. 2 BGB ab Beendigung des Abrechnungszeitraumes. Hat der Vermieter in dieser Frist noch keine Betriebskostenabrechnung erstellt bzw. ist dem Mieter noch keine Abrechnung zugegangen, kann der Vermieter Nachforderungen nicht mehr geltend machen. Der Mieter ist wiederum berechtigt sein eventuelles Guthaben zu fordern und auf Abrechnung zu klagen oder die Vorauszahlung bis zur endgültigen Fertigstellung zurückzubehalten. Wurde die Fristüberziehung nicht vom Vermieter verschuldet, trägt dieser die Beweislast.

Verfahrensweise bei Gewerberäumen:

Eine Anwendung des § 556 BGB für Gewerberäume hat der Gesetzgeber bisher noch nicht vorgesehen. Laut dem Urteil vom 27.01.2010 XII ZR 22/07 des BGH ist lediglich eine „angemessene Abrechnungsfrist“ einzuhalten, die genau wie bei Wohnräumen maximal ein Jahr nach Ablauf des Abrechnungszeitraums andauert, soweit vertraglich nichts anderes vereinbart ist. Der grundlegende Unterschied zur Wohnraummiete nach dem o. g. Urteil ist, dass der Vermieter auch bei Nichteinhaltung der Frist Nachforderungen geltend machen kann.
Wir empfehlen die Frist von einem Jahr generell einzuhalten, um eventuelle Gerichtsverfahren zu umgehen.

Wenn nichts anderes vereinbart, sind die verbrauchsunabhängigen Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen gem. §556a Abs. 1 BGB. Die vom Verbrauch abhängigen Kosten sind nach der entsprechenden Verursachung zu berechnen und umzulegen.

Das ist der Zeitraum, für den der Vermieter die Betriebskosten abrechnet. Der Abrechnungszeitraum beträgt maximal 12 Monate gem. § 556 Abs. 3 S. 1 BGB. Das muss nicht unbedingt ein Kalenderjahr sein, sondern kann beliebig von den Mietvertragsparteien festgelegt werden. Diese Vereinbarung ist in den Folgejahren stetig einzuhalten. Eine Ausnahme besteht nur, wenn der Mieter während einer laufenden Abrechnungsperiode auszieht bzw. ein Mieterwechsel stattfindet. In dem Fall können die Betriebskosten nur anteilig auf ihn umgelegt werden.

Es ist darauf zu achten, dass die Betriebskostenabrechnung (BKA) in übersichtlicher, vollständiger und verständlicher Textform ist. Außerdem muss dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit Folge geleistet werden. Eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben gem. § 259 BGB ist zwingend erforderlich. Ein tabellarischer Aufbau ist dabei empfehlenswert. Unbedingt muss am Anfang der BKA der Name des betreffenden Mieters, dessen Anschrift, Objekt und Wohnungsnummer zu finden sein. Folgende Bestandteile sind als Mindestangaben aufzunehmen:

• eine Zusammenstellung der Gesamtkosten
• die Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Umlageschlüssel
• die Berechnung des vom Mieter zu tragenden Anteils je Betriebskostenart
• der Abzug der Vorauszahlungen des Mieters

Um dem Gebot der Vollständigkeit gerecht zu werden, sollten bei der Angabe der Gesamtkosten auch die nicht umlagefähigen Kosten dargestellt werden.

Die Gesamtfläche ist in der Regel größer als die Wohnfläche. Vereinfachend wird die Wohnfläche häufig mit dem Faktor 1,2 multipliziert, um die Gesamtfläche zu erhalten. Zubehörräume sind also auch einzuberechnen.

Die Mieteinnahmen sind im Rahmen der Einkommenssteuer unbedingt anzugeben. Es sind gem. § 21 EStG steuerpflichtige Einkünfte aus „Vermietung und Verpachtung“. Der Vorteil für den Vermieter ist, dass die angefallenen Kosten ggf. steuerlich abgesetzt werden können.

Sind einzelne Wohnungen in einem Mietshaus nicht bewohnt, muss der Vermieter für die betreffenden Betriebskosten selbst aufkommen und darf sie nicht auf die im Haus wohnenden Mieter umlegen. Gem. § 556 a Abs. 1 Satz 1 BGB sind alle Betriebskosten nach der Gesamtwohnfläche des Gebäudes abzurechnen. Der Vermieter hat somit grundsätzlich keinen Anspruch darauf, leerstehende Wohnungen zu seinen Gunsten aus der Umlegung bestimmter Betriebskosten auszuklammern. Der Leerstand gehört zum Vermietungsrisiko, dem sich der Vermieter von Beginn an bewusst sein muss.

Im Rahmen des Mietvertrages können die Betriebskosten in Form einer Pauschale oder einer Vorauszahlung vereinbart werden. Die Abrechnungsvoraussetzungen sind in §§ 556, 556a und 560 BGB gesetzlich festgelegt.
Wird eine Pauschale (Bruttomiete) vereinbart, sind mit dem monatlich vom Mieter zu bezahlenden Betrag die Betriebskosten abgegolten. Demzufolge ist keine BKA zu erstellen. Man kann vom Mieter keine Nachzahlung bei höherem Verbrauch verlangen; wiederum muss auch keine Rückzahlung an den Mieter bei etwaiger Überzahlung geleistet werden. Möchte man die tatsächlich entstandenen Kosten durch den Mieter abrechnen, empfiehlt es sich eine Betriebskostenvorauszahlung festzulegen. Trotz des höheren Aufwands durch die Erstellung einer BKA ist diese Variante in der Praxis häufiger vorzufinden.

Leistungsprinzip:

Relevant sind die im Abrechnungszeitraum tatsächlich in Anspruch genommenen bzw. verbrauchten Leistungen, unabhängig davon, ob die Rechnungen hierfür innerhalb oder außerhalb des Abrechnungszeitraums bezahlt werden.

Abflussprinzip:

Es werden diejenigen Kosten verrechnet, mit denen der Vermieter selbst im Abrechnungszeitraum belastet wird. Dabei ist irrelevant, ob die den Kosten zugrundeliegenden Leistungen bereits in Anspruch genommen bzw. verbraucht worden sind.

Abrechnungsprinzip:

Dieses Prinzip ist eine weitere Variante des Abflussprinzips. Alle Rechnungen, die während der Abrechnungsperiode dem Vermieter erteilt worden sind, werden der Kostenermittlung zugrunde gelegt. Es ist spielt keine Rolle, wann die Rechnungen bezahlt oder die entsprechenden Leistungen in Anspruch genommen werden.

• Grundsteuer
• Wasserversorgung
• Entwässerung
• Aufzug
• Straßenreinigung und Müllentsorgung
• Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung
• Gartenpflege
• Beleuchtung
• Schornsteinreinigung
• Sach- und Haftpflichtversicherung
• Hauswart/Hausmeister
• Gemeinschaftsantenne (wenn vorhanden)
• Breitbandkabel (wenn vorhanden)
• Waschautomaten (wenn vorhanden)
• Sonstige Betriebskosten

Nicht umlagefähige Betriebskosten:

• Verwaltungskosten
• Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten

Eine Ausnahme besteht bei der Umlage von Verwaltungskosten bzgl. der Gewerberaummiete. Der BGH hat mit dem Urteil vom 24.2.2010, XII ZR 69/08 eindeutig entschieden, dass kein Verstoß gegen das Transparenzgebot gemäß § 307 Abs. 1 S. 2 BGB vorliegt, wenn im Mietvertrag für Gewerberäume vereinbart wurde, dass die Verwaltungskosten auf den Mieter umgelegt werden. Somit ist dies gestattet. Das kann damit begründet werden, dass für Gewerbe zum großen Teil andere Verwaltungskosten anfallen als bei der Wohnungsmiete.

Hierbei geht es um die Aufteilung der Betriebskosten auf den Mieter. Es ist zu unterscheiden zwischen folgenden Umlageschlüsseln:

• Verbrauchsabhängige Betriebskosten: Verbrauchs- und Verursachungserfassung
• Verbrauchsunabhängige Kosten: Wenn vertraglich nicht anders vereinbart, sollte nach § 556a Abs. 1 S. 1 die Wohnfläche als Umlageschlüssel zugrunde gelegt werden. Weitere Umlageschlüssel können Personenzahl und Miet-oder Wohneinheiten sein (Verwaltungseinheiten, wenn Mieter Gewerbe hat).

Erfolgt innerhalb eines Abrechnungszeitraums ein Mieterwechsel, sind die verbrauchsunabhängigen Kosten nach den Zeitanteilen der Nutzung zu ermitteln und zu den verbrauchsabhängigen Kosten ist eine Zwischenablesung durchzuführen.

Vorwegabzug kann vereinbart werden, wenn sich Wohn- und Gewerbemieträume in einem Gebäude befinden. Eine solche Vereinbarung ist sinnvoll, wenn die vom Gewerbe verursachten Kosten stärker ins Gewicht fallen als die der reinen Wohnnutzung. Die Beweislast für die dadurch entstehende Benachteiligung liegt beim Mieter. Dazu wird erst überprüft, welcher Anteil der Gesamtkosten auf die gewerblich genutzte Fläche entfällt, bevor der Rest der Kosten auf die Wohnräume umgelegt wird.

Der Mieter hat das Recht nach dem Eingang der Betriebskostenabrechnung diese innerhalb eines Jahres zu prüfen und lt. § 556 Abs. 3 S. 5 BGB bei eventuellen Unklarheiten ausreichend konkrete Einwendungen mitzuteilen, d. h. mit einer nachvollziehbaren Begründung. In diesem Zusammenhang darf er Erklärungen bzw. Einsichtnahme in die Belege vom Vermieter fordern.

Die Wohnfläche einer Wohnung umfasst die Grundflächen der Räume, die ausschließlich zu dieser Wohnung gehören. Außerdem zählen auch Schwimmbäder, Wintergärten, Balkone, Terrassen u. ä. dazu. Zubehörräume sind nicht Teil der Wohnfläche (z. B. Kellerräume, Trockenräume, Garagen).

Im Allgemeinen ist die Verwendung der Wohnflächenverordnung (WoFlV) für die Berechnung üblich. Dabei sind folgende Wohnflächenanteile einzubeziehen: