Der intelligente Posteingang: So einfach geht's
1. Dokumente erfassen
Laden Sie gescannte Dokumente hoch oder importieren Sie digitale Dateien (PDF, XML, ZUGFeRD). Die KI analysiert den Inhalt sofort.
2. Automatische Erkennung
Rechnungen, Gutschriften oder andere Dokumenttypen werden erkannt. Relevante Daten wie Betrag, Datum, Rechnungsnummer werden extrahiert.
3. Weiterverarbeiten & Archivieren
Erstellen Sie direkt Buchungen, Tickets oder weisen Sie Dokumente Nutzern/Objekten zu. Alles wird im DMS archiviert.
Kennen Sie diese Herausforderungen im Dokumentenmanagement?
Unstrukturierte Ablage & Suche
Dokumente gehen in Papierstapeln oder unübersichtlichen digitalen Ordnern verloren. Die Suche kostet wertvolle Zeit.
Hoher manueller Erfassungsaufwand
Das Abtippen von Rechnungsdaten und die manuelle Zuordnung von Dokumenten bindet Ressourcen und ist fehleranfällig.
Fehlende Compliance & Sicherheit
Die Einhaltung von GoBD und DSGVO ist bei manueller oder veralteter Dokumentenverwaltung schwer zu gewährleisten.
Alle DMS & Posteingang-Funktionen im Detail
KI-gestützte Dokumentenerkennung
Automatische Klassifizierung und Datenextraktion aus Rechnungen, Lieferscheinen und anderen Dokumenten.
- automatische Zuordnungen
- reduziert manuelle Eingaben
- hohe Erkennungsrate
E-Rechnungsverarbeitung
Import und Verarbeitung von E-Rechnungen im XML- und ZUGFeRD-Format. Automatische PDF-Konvertierung.
- ZUGFeRD & XRechnung
- strukturierte Datenübernahme
- gesetzeskonform
Direkte Verknüpfung & Buchung
Verknüpfen Sie Dokumente mit Objekten, Kontakten oder Vorgängen. Erstellen Sie Buchungen direkt aus dem Posteingang.
- nahtlos in Buchhaltung
- Zuordnung zu Tickets
- kontextbezogene Ablage
Nutzer- & Objektzuweisung
- gezielte Aufgabenverteilung
- filterbare Ansichten
- vermeidet Doppelarbeit
Volltextsuche & Filter
Finden Sie jedes Dokument blitzschnell über die leistungsstarke Suche und flexible Filteroptionen.
- Suche in Inhalten & Metadaten
- Filter nach Datum, Typ, Status
- speicherbare Suchanfragen
Individuelle Einstellungen
Passen Sie Dateibezeichnungen und Kategorien an Ihre individuellen Bedürfnisse an.
- flexible Konfiguration
- Platzhalter für Automatisierung
- anpassbare Abläufe
Ihre Vorteile mit dem Immoware24 DMS & Posteingang
Massive Zeitersparnis
Reduzieren Sie manuelle Dateneingabe und Suchzeiten drastisch durch intelligente Automatisierung und zentrale Ablage.
Kostenreduktion
Sparen Sie Kosten für Papier, Druck, Porto und physische Archivräume. Profitieren Sie von schnelleren Zahlungsläufen.
Fehlerreduktion & Compliance
Minimieren Sie Erfassungsfehler und stellen Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (GoBD, DSGVO) sicher.
Standortunabhängiger Zugriff
Greifen Sie jederzeit und von überall auf Ihre Dokumente zu – ideal für Homeoffice und mobile Arbeit.
In guter Gesellschaft
Wir haben uns für Immoware24 entschieden, da die Themen Nachhaltigkeit, Effizienz und Digitalisierung für unser Unternehmen essenziell sind. Immoware24 bietet die ideale Software, um unsere hohen Ansprüche zu erfüllen.
Wir haben uns für Immoware24 entschieden, da die Themen Nachhaltigkeit, Effizienz und Digitalisierung für unser Unternehmen essenziell sind. Immoware24 bietet die ideale Software, um unsere hohen Ansprüche zu erfüllen.
Wir haben uns für Immoware24 entschieden, da wir dadurch die Effizienz steigern können. Besonders der KI-basierte Posteingang, in dem Dokumente automatisch analysiert und weiterverarbeitet werden.
Wir haben uns für Immoware24 entschieden, weil wir dank diverser Features, wie zum Beispiel mit der E-Postbrief Funktion, eine Menge Zeit – und somit auch Geld – sparen können. Die Verwaltung unserer mehr als 25.000 Einheiten läuft nun deutlich effizienter.
Häufig gestellte Fragen zum DMS & Posteingang
Der Posteingang in Immoware24 nutzt Künstliche Intelligenz (KI) zur Dokumentenerkennung. Hochgeladene oder gescannte Dokumente werden automatisch analysiert und klassifiziert, z.B. als ‘Rechnung’ oder ‘unbestimmt’. Rechnungen können direkt weiterverarbeitet und gebucht werden, unbestimmte Dokumente können z.B. Tickets zugeordnet werden.
Ja, das Modul Posteingang ist in der Lage, E-Rechnungen im XML- oder ZUGFeRD-Format zu erkennen und auszulesen. Dateien im XML-Format werden automatisch in ein lesbares PDF umgewandelt, wobei die strukturierten Daten für die Weiterverarbeitung genutzt werden können. Dies erfüllt die Anforderungen ab 2025.
Im Immoware24 Posteingang haben Sie die Möglichkeit, erkannte Rechnungen nicht sofort einzeln zu buchen, sondern sie zu sammeln und als Buchungsstapel zu verarbeiten. Dies kann die Effizienz bei der Verarbeitung vieler Rechnungen erhöhen und ermöglicht eine gesammelte Prüfung und Freigabe.
Alle mit Immoware24 erstellten oder im Posteingang verarbeiteten Dokumente werden im integrierten Dokumentenmanagement-System (DMS) archiviert. Die Ablage erfolgt strukturiert, oft automatisch objekt- oder kontaktbezogen. Dieser Prozess ist GoBD-konform, was die Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und Verfügbarkeit Ihrer Dokumente sicherstellt.
Ja, in den Einstellungen des Posteingangs können Sie individuelle Vorgaben für Dateinamen (z.B. für Rechnungen unter Verwendung von Platzhaltern wie Rechnungsnummer, Datum, Kreditor) und Buchungstexte festlegen. Dokumente können zudem manuell oder teilautomatisiert verschiedenen Kategorien, Objekten oder Nutzern zugewiesen werden.