Regiekosten in der Hausverwaltung: Wie die richtige Versicherung absichern kann

Ein Wasserschaden kann für eine Hausverwaltung schnell zusätzlichen Aufwand verursachen. Doch ab wann entstehen daraus Regiekosten und welche Rolle spielt der Regiekostenbaustein in der Gebäudeversicherung? In diesem Beitrag erklären wir umfassend, wie Sie mit Regiekosten umgehen können und wie Sie von Ihrer Versicherung dabei unterstützt werden können.

Regiekosten sind Kosten oder Vergütungen für besonderen Verwaltungsaufwand. Bei einem einfachen Schaden gehören die üblichen Schritte häufig zur Grundleistung. Anders sieht es aus, wenn mehrere Gewerke gesteuert, Angebote verglichen, Gutachter eingebunden oder Folgeschäden begleitet werden.

Typische Fälle sind:

Wichtig ist die Abgrenzung: Nicht alle Tätigkeiten im Zusammenhang mit einem Schaden sind automatisch vergütungspflichtige Regiekosten.Tätigkeiten, die bereits durch die vereinbarte Grundvergütung abgedeckt sind, sollten nicht zusätzlich berechnetwerden. Deshalb braucht es klare Regeln im Verwaltervertrag oder einen entsprechenden Beschluss.

Legen Sie Regiekosten nicht erst im Schadenfall fest. Im Verwaltervertrag sollte festgehalten sein, welche Leistungen zur Grundleistung gehören und wann zusätzlicher Aufwand vergütet wird.

Eine gute Regelung beantwortet mindestens diese Fragen:

In der Praxis kommen verschiedene Abrechnungsmodelle vor. Welches Modell passt, hängt vom Objektbestand, den internen Abläufen und der Art der Sonderleistungen ab.

Bei einer stundenbasierten Abrechnung wird der tatsächliche Zeitaufwand dokumentiert und mit einem vereinbarten Stundensatz abgerechnet. Das ist besonders nachvollziehbar, setzt aber konsequente Zeiterfassung voraus.

Vorteil: Eigentümer sehen konkret, welcher Aufwand entstanden ist.

Nachteil: Ohne saubere Dokumentation ist das Modell angreifbar.

Eine Pauschale kann zum Beispiel für die Bearbeitung eines Versicherungsschadens bis zu einer bestimmten Schadenshöhe vereinbart werden. Das schafft Planbarkeit und reduziert Abrechnungsaufwand.

Vorteil: Einfache Kommunikation und klare Erwartung.

Nachteil: Bei sehr einfachen oder sehr komplexen Fällen kann die Pauschale als unausgewogen empfunden werden.

Bei diesem Modell wird ein prozentualer Betrag auf Basis der Schadens- oder Auftragssumme berechnet. Wichtig ist, die Bemessungsgrundlage eindeutig zu definieren: netto, brutto, Reparaturkosten, Regulierungssumme oder ausgezahlter Versicherungsbetrag.

Vorteil: Einfaches Modell bei größeren Schadenfällen.

Nachteil: Ohne klare Berechnungsgrundlage können schnell Unklarheiten entstehen.

Ein Hybridmodell kombiniert Pauschale und Stundensatz. Beispiel: Eine Pauschale deckt die ersten drei Stunden ab, darüber hinaus wird nach Zeit abgerechnet.

Vorteil: Verbindet Planbarkeit mit Fairness bei höherem Aufwand.

Nachteil: Braucht klare Schwellenwerte und Nachweise.

Sie haben Fragen zu Regiekosten in Ihren Objekten? Über unsere eTermin-Funktion können Sie direkt einen Beratungstermin mit einem unserer Immoware24-Versicherungsmakler vereinbaren. So können Sie klären, welche Regelungen für Ihre Verwaltung zutreffen.

Nicht jeder Schadenfall ist gleich. Ein einfacher Standardschaden kann in vielen Verwaltungen noch zum normalen Ablauf gehören:

Anders sieht es aus, wenn ein Schaden viele Abstimmungen erfordert. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn mehrere Gewerke beteiligt sind, Termine aufeinander abgestimmt werden müssen, Gutachter eingeschaltet werden, Eigentümer und Mieter parallel informiert werden müssen oder die Schadenursache zunächst unklar ist. Dann entsteht schnell ein Projekt, das deutlich über die einfache Schadenweiterleitung hinausgeht.

Typische Anzeichen für eine komplexe Sonderleistung:

Insbesondere solche Fälle sollten im Verwaltervertrag oder in einer Sonderleistungsvereinbarung berücksichtigt werden. Denn hier geht es nicht mehr nur um die Weiterleitung einer Schadensmeldung, sondern um aktive Koordination, Nachverfolgung und Dokumentation eines komplexen Vorgangs.

Ein Regiekostenbaustein kann vorsehen, dass die Gebäudeversicherung zusätzlichen Verwaltungs- und Koordinationsaufwand im Schadenfall erstattet. Ob und in welcher Höhe Kosten übernommen werden, hängt von der jeweiligen Police und den Versicherungsbedingungen ab.

Wichtig ist die Abgrenzung: Der Versicherungsschutz und der Vergütungsanspruch der Verwaltung sind zwei unterschiedliche Fragen. Ein Regiekostenbaustein entscheidet nicht darüber, ob die Verwaltung ihren Aufwand gegenüber der GdWE abrechnen darf.

Bei der Prüfung des Versicherungsschutzes sollten insbesondere folgende Punkte betrachtet werden:

Tipp: Wenn Sie wissen möchten, ob Ihre Gebäudeversicherung Regiekosten-Regelungen enthält, nutzen Sie unseren Vertragscheck.

Diese beiden Begriffe werden häufig gleichgesetzt oder miteinander verwechselt. Beide Begriffe sind deutlich voneinander abgegrenzt:

Regiekosten

= zusätzlicher Verwaltungsaufwand, der bei der Verwaltung entsteht.

Regiekostenbaustein

= Bestandteil des Versicherungsschutzes, über den dieser zusätzliche Aufwand unter bestimmten Voraussetzungen erstattet werden kann.

Beide Fragen sind unabhängig voneinander zu betrachten: Die Verwaltung kann einen Vergütungsanspruch gegenüber der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) haben, auch wenn die Versicherung die Kosten nicht übernimmt.

Umgekehrt führt ein Regiekostenbaustein nicht automatisch dazu, dass die Verwaltung ihren Aufwand gegenüber der GdWE abrechnen darf.Das hängt insbesondere vom Verwaltervertrag, von der Beschlusslage, vom Leistungsumfang und von der Dokumentation ab.

Eine gute Dokumentation ist der wichtigste Schutz vor späteren Rückfragen. Sie zeigt nicht nur, dass Aufwand entstanden ist, sondern auch warum.

Für jeden größeren Vorgang sollten mindestens diese Informationen erfasst werden:

Beispiel:

Wenn Eigentümer erst nach Abschluss des Vorgangs erfahren, dass Sonderkosten entstehen, kann die Abrechnung zu Rückfragen führen. Besser ist, eine rechtzeitige Information bereitzustellen, sobald absehbar ist, dass ein Vorgang über die vereinbarten Grundleistungen hinausgeht.

Das gilt besonders bei Schäden mit mehreren Gewerken. Sobald klar wird, dass aus einem einfachen Vorgang eine Bearbeitung entsteht, die viele Abstimmungen erfordert, sollte die Verwaltung Beirat oder Eigentümer informieren, wie der zusätzliche Aufwand behandelt und dokumentiert wird.

Ohne Regelung im Verwaltervertrag oder Beschluss kann der abgerechnete Zusatzaufwand zu Unklarheiten führen. Sonderleistungen sollten deshalb grundsätzlich vorab beschrieben werden.

Insbesondere bei prozentualen Modellen muss klar sein, worauf sich der Prozentsatz bezieht. Netto- und Bruttobeträge dürfen nicht vermischt werden.

Allgemeine Tätigkeitsbeschreibungen wie "Schadenbearbeitung" reichen oft nicht aus. Besser sind kurze, konkrete Tätigkeitsbeschreibungen mit Datum, Dauer und Vorgangsbezug.

Wenn eine Gebäudeversicherung Regiekosten ersetzt, sollten Eigentümer nachvollziehen können, welche Regelung besteht und wie mit der Erstattung umgegangen wird.

Regiekosten lassen sich nur dann gut erklären, wenn der zugrunde liegende Vorgang nachvollziehbar bleibt. Digitale Prozesse helfen dabei, Schadenfälle und Sonderleistungen strukturiert abzubilden.

Sinnvoll ist insbesondere:

So entsteht aus vielen einzelnen E-Mails, Telefonaten und Dokumenten ein nachvollziehbarer Vorgang. Das erleichtert nicht nur die Abrechnung von Sonderleistungen, sondern verbessert auch die interne Zusammenarbeit.

Regiekosten sind kein Tabuthema. Im Gegenteil: Wenn sie sauber geregelt sind, helfen sie dabei, den tatsächlichen Aufwand professioneller Schadenbearbeitung sichtbar zu machen. Für Hausverwaltungen lohnt es sich deshalb, Sonderleistungen frühzeitig zu regeln, den Aufwand nachvollziehbar zu dokumentieren und passende Versicherungsregelungen zu prüfen.

Besonders bei Versicherungsschäden sollte zusätzlich geprüft werden

Dabei gilt: Versicherungsschutz und vertraglicher Vergütungsanspruch sind getrennt zu betrachten. Eine passende Versicherungslösung mit Regiekostenbaustein erweitert den Schutz für verwaltete Objekte genau um den Verwaltungsaufwand, der in der professionellen WEG-Schadenbearbeitung entstehen kann.