Typische Fehler in der Hausgeldabrechnung und wie Software sie verhindert

Kaum ein wiederkehrendes Dokument steht so sehr unter Beobachtung wie die Hausgeldabrechnung. Eigentümer prüfen sie genau, der Verwaltungsbeirat nimmt sie unter die Lupe und im Zweifel entscheidet am Ende ein Gericht, ob sie Bestand hat. Für Hausverwaltungen bedeutet das, dass schon kleine Fehler bei der Kostenzuordnung, dem Verteilerschlüssel oder der Rücklagenentwicklung teuer werden können und im schlimmsten Fall mit Anfechtung und kompletter Neuerstellung enden.

Dieser Beitrag zeigt sechs Fehler, die in der Praxis besonders häufig vorkommen. Erfahren Sie, an welchen Stellen der Einsatz einer durchdachten Software diese Fehler von vornherein verhindern kann.

Die Hausgeldabrechnung ist mehr als eine Vorgabe. Sie ist der jährliche Beweis dafür, dass eine Verwaltung mit dem ihr anvertrauten Fremdgeld sorgfältig umgeht. Genau deshalb reagieren Eigentümer oft empfindlicher auf Unstimmigkeiten. Ein falsch angewendeter Umlageschlüssel oder eine unklare Kostenposition reicht oft schon aus, um Rückfragen, Diskussionen in der Eigentümerversammlung oder im schlimmsten Fall eine Anfechtung auszulösen.

Die Konsequenz einer erfolgreichen Anfechtung ist unangenehm. Die Abrechnung muss neu erstellt werden. Das bedeutet zusätzlichen Zeitaufwand, der sich bei mehreren verwalteten Wohnungseigentümergemeinschaften schnell anhäuft. Wer die häufigsten Fehlerquellen kennt und sie systematisch durch Software statt durch manuelle Kontrolle ausschließt, spart sich diesen Aufwand von Anfang an.

Einer der häufigsten Streitpunkte in der Praxis ist der Verteilerschlüssel. Grundsätzlich gilt die gesetzliche Regel: Kosten werden nach Miteigentumsanteilen verteilt. Viele Gemeinschaften weichen davon aber ab und legen abweichende Schlüssel fest, etwa nach Verbrauch, Einheiten oder Wohnfläche, teils sogar unterschiedlich je Kostenart. Wird eine solche Änderung nicht konsequent in allen Folgejahren berücksichtigt oder gilt für eine Kostenart versehentlich der falsche Maßstab, ist die Abrechnung angreifbar.

Besonders bei Mehrhausanlagen zeigt sich dieser Fehler häufig. Wenn Kosten eigentlich nach Abrechnungskreisen getrennt werden müssten, aber pauschal über alle Miteigentumsanteile verteilt werden, stimmt die Kostenverteilung schlicht nicht mehr.

Wie Software das verhindert: Ein Umlageschlüssel, der einmal richtig je Kostenart und je Abrechnungskreis erfasst wurde, wird bei jeder folgenden Abrechnung automatisch angewendet. Dabei spielt es keine Rolle, wie viele Wohnungseigentümergemeinschaften Sie parallel betreuen. Übertragungsfehler zwischen Wirtschaftsjahren durch Erfassung per Hand können so ausgeschlossen werden.

Sammelbegriffe wie „Sonstige Kosten“ oder „Allgemeine Ausgaben“ sind ein Fehler, der selten als solcher erkannt wird, aber regelmäßig für Rückfragen sorgt. Für die Verwaltung mag intern klar sein, was sich dahinter verbirgt. Für den Eigentümer gilt das nicht. Die Hausgeldabrechnung muss jedoch so aufgebaut sein, dass ein durchschnittlicher Eigentümer sie nachvollziehen und rechnerisch prüfen kann.

Fehlt diese Nachvollziehbarkeit, erhalten Sie als Verwaltung unweigerlich viele Rückfragen, die Sie von vornherein abfangen können. So können Sie die gewonnene Zeit besser der Vorbereitung der nächsten Eigentümerversammlung widmen.

Wie Software das verhindert: Ein sauber aufgebauter, einheitlicher Kontenrahmen kann dafür sorgen, dass jede Kostenart von Anfang an eindeutig bezeichnet wird. Statt Bezeichnungen von Abrechnung zu Abrechnung neu zu formulieren, greifen Sie auf feste, verständliche Kontenbezeichnungen zurück. Die Anzahl an Rückfragen kann so spürbar verringert werden.

Ein weiterer Klassiker sind Rechnungen oder Sonderumlagen, die dem falschen Wirtschaftsjahr zugeordnet werden, oder Buchungen, die versehentlich als laufende Betriebskosten statt als Sonderumlage erfasst werden. Solche Zuordnungsfehler fallen oft erst auf, wenn die Abrechnung bereits erfolgt ist oder, wenn ein Beirat diese prüft. Im schlimmsten Fall fallen sie gar nicht auf und haben rechtliche Folgen.

Wie Software das verhindert: Eine digitale Buchhaltung mit klaren Belegverknüpfungen macht jede Buchung von der Rechnung bis zur Kostenposition nachvollziehbar. Auffällige Zuordnungen, wie etwa eine Rechnung, die am Jahresende gebucht, aber erst im Folgejahr bezahlt wurde, lassen sich so vor dem Versand der Abrechnung gezielt gegenprüfen, statt erst im Nachhinein aufzufallen.

Heizkosten- und Hausgeldabrechnung laufen parallel und stimmen selten exakt überein. Das ist normal, wird aber häufig nicht sauber dokumentiert. Ein typisches Beispiel bleibt die Ölheizung: Hier bleibt zum Jahresende meist ein bereits bezahlter, aber noch nicht verbrauchter Restbestand im Tank übrig. Wird dieser Unterschiedsbetrag (Differenz) nicht als nachvollziehbarer Durchlaufposten erläutert, sondern bleibt eine nicht dokumentierte Differenz, kann das schnell wie ein Fehler wirken.

Wie Software das verhindert: Ein eigenes Heizkostendifferenzkonto bildet solche Restbestände automatisch ab und überträgt sie sauber ins Folgejahr. Die Erläuterung steht damit direkt in der Abrechnung, statt dass Sie sie im Zweifel händisch nachliefern müssen.

Viele Abrechnungen verlassen die Verwaltung, ohne dass zuvor eine einfache, aber wirkungsvolle Kontrolle durchlaufen wurde.

Dabei handelt es sich um einen Abgleich zwischen:

Stimmt diese Rechnung nicht exakt, steckt meist eine Abgrenzungsbuchung oder ein Zuordnungsfehler dahinter. Im schlimmsten Fall fällt dieser erst dem Eigentümer auf und zieht unter Umständen rechtliche Schritte nach sich.

Wie Software das verhindert: Wenn die Kontenentwicklung und die Abrechnung auf denselben Buchungsdaten basieren, können Sie diesen Rechenvorgang vor dem Versand automatisiert prüfen lassen. Bei einer Abweichung erhalten Sie einen Hinweis. Sie können so die Abweichung nacharbeiten, bevor die Abrechnung die Eigentümer erreicht.

Insbesondere bei Verwalterwechseln zum Jahreswechsel ist oft nicht sicher, welche Abrechnung fehlen und von wem sie erstellt werden müssen. Seit der Reform des Wohnungseigentümergesetzes richtet sich der Anspruch auf die Jahresabrechnung gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE), nicht gegen den Verwalter persönlich. Die Pflicht zur Erstellung entsteht laut Rechtssprechung erst am 01. Januar des Folgejahres. Endet ein Verwaltervertrag zum 31. Dezember, ist der bisherige Verwalter zu diesem Zeitpunkt bereits kein Organ der Gemeinschaft mehr und schuldet die formelle Abrechnung nicht. Er schuldet jedoch weiterhin die Rechnungslegung, aus der die korrekt erfassten Zahlen aus seiner Amtszeit hervorgehen.

Wird diese Abgrenzung nicht sauber dokumentiert, drohen Verzögerungen, doppelte Arbeit oder Streit zwischen altem und neuem Verwalter darüber, wer was liefert.

Wie Software das verhindert: Eine lückenlose, digitale Buchungshistorie lässt sich beim Wechsel vollständig und nachvollziehbar übergeben. Der neue Verwalter erstellt die Abrechnung auf Basis vollständiger Daten, statt Buchungen des Vorjahres erst mühsam beim Vorgänger zusammensuchen zu müssen.

Die sechs möglichen Fehler, die wir Ihnen in diesem Beitrag erläutert haben, haben eines gemeinsam: Sie entstehen fast immer dort, wo Zuordnung, Prüfung oder Übergabe manuell erfolgen.

Immoware24 übernimmt genau diese Aufgaben für Sie:

1. Der Umlageschlüssel wird je Kostenart und Abrechnungskreis einmal korrekt erfasst und danach automatisch angewendet.

2. Kontenrahmen und Kostenbezeichnungen bleiben über alle Abrechnungen hinweg einheitlich.

3. Die Kontenentwicklung wird direkt aus den Buchungsdaten abgeleitet. Die Abrechnungsspitze entsteht somit BGH-konform und rechnerisch geprüft.

4. Die Rücklagenentwicklung und der Vermögensbericht stehen Ihnen darüber hinaus auf Knopfdruck zur Verfügung.

Sie können außerdem die Belegprüfung durch den Verwaltungsbeirat digital abbilden lassen:

Liegen Ihnen alle Belege ohnehin elektronisch vor, prüft der Beirat diese online über ein digitales Datenpaket. Ein Termin in Ihren Büroräumen ist somit nicht erforderlich. Das spart sowohl Ihnen als auch dem Beirat Zeit bei gleichzeitig verbesserter Nachvollziehbarkeit gegenüber einer Papier-Stichprobe.

Empfehlung: Ob Sie eine einzelne Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) oder ein wachsendes Verwaltungsportfolio betreuen, verschaffen Sie sich hier einen Überblick über die Hausgeldabrechnung für Eigentümer mit Immoware24. Sehen Sie, wie Sie viele der oben genannten Fehlerquellen in Ihrer eigenen Verwaltungspraxis bereits automatisiert ausschließen können.