Hausgeldabrechnung: Aufbau, Inhalte & Fristen einfach erklärt

Wer eine Eigentumswohnung besitzt, erhält einmal im Jahr die Hausgeldabrechnung von der Verwaltung. Für viele Eigentümer wirkt sie wie eine Mischung aus Zahlenwerk und Rätsel, doch dahinter steckt ein klar geregeltes System. In diesem Beitrag erfahren Sie:

Die Hausgeldabrechnung, häufig auch Wohngeldabrechnung oder Jahresabrechnung genannt, ist eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung für das gemeinschaftliche Eigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Sie zeigt, welche Kosten im vergangenen Wirtschaftsjahr für den Erhalt und Betrieb der Immobilie entstanden sind und wie diese auf die einzelnen Eigentümer verteilt werden.

Erstellt wird die Hausgeldabrechnung einmal jährlich von der Verwaltung. Sie stellt die monatlich geleisteten Hausgeldvorauszahlungen den tatsächlich angefallenen Kosten gegenüber. Am Ende steht für jeden Eigentümer fest, ob er eine Nachzahlung leisten muss oder ein Guthaben hat.

Hausgeldabrechnung und Nebenkostenabrechnung werden in der Praxis oft verwechselt, sind aber nicht deckungsgleich. Die Hausgeldabrechnung richtet sich an die Eigentümer und umfasst sämtliche Kosten der Gemeinschaft. Diese schließen auch solche Kosten mit ein, die nicht auf Mieter umgelegt werden dürfen, wie Verwaltungskosten oder die Zuführung der Erhaltungsrücklage.

Die Nebenkostenabrechnung erstellt hingegen der vermietende Eigentümer für seinen Mieter, und zwar auf Basis der Hausgeldabrechnung. Sie enthält ausschließlich die umlagefähigen Betriebskosten nach der Betriebskostenverordnung. Deshalb fällt das Hausgeld für den Eigentümer in der Regel spürbar höher aus als die Nebenkosten, die er später vom Mieter zurückerhält. Ein Unterschied von 20 bis 30 Prozent ist dabei keine Seltenheit.

Eine vollständige Hausgeldabrechnung besteht aus mehreren Elementen, die zusammen ein stimmiges Bild der Finanzlage ergeben:

Ergänzend gehört seit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) auch ein Vermögensbericht zu den Verpflichtungen der Verwaltung. Anders als die Jahresabrechnung, die einen Zeitraum abbildet, zeigt der Vermögensbericht den Vermögensstand der Gemeinschaft zu einem festen Stichtag. Dazu gehören Bankguthaben, Rücklagenstand sowie offene Forderungen und Verbindlichkeiten. Beide Dokumente ergänzen sich, sind aber rechtlich klar zu trennen.

Die gesetzliche Grundregel legt fest, dass die Kosten der Gemeinschaft nach Miteigentumsanteilen verteilt werden. Diese sind im Grundbuch beziehungsweise in der Teilungserklärung festgehalten. Gemeinschaften können jedoch auch abweichende Verteilerschlüssel vereinbaren oder per Beschluss festlegen, etwa nach Verbrauch, Anzahl der Einheiten oder Wohn- und Nutzfläche. Eine Kombination verschiedener Schlüssel für unterschiedliche Kostenarten ist ebenso möglich, zum Beispiel wenn Verwaltungskosten nach Einheiten und Heizkosten nach Verbrauch abgerechnet werden.

Wichtig: Ändert sich der Verteilerschlüssel, bleiben die zugrunde liegenden Miteigentumsanteile selbst unberührt. Sie sind Teil der sachenrechtlichen Zuordnung des Sondereigentums und unabhängig von der Kostenverteilung.

Eine feste gesetzliche Frist gibt es nicht, in der Praxis hat sich aber ein Zeitraum von drei bis sechs Monaten nach Ende des Wirtschaftsjahres etabliert. 

Zum Vergleich: Vermieter müssen die Nebenkostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums an ihre Mieter übermitteln. Der Zeitpunkt der zugrunde liegenden Hausgeldabrechnung hat darauf keinen Einfluss.

Wie lange genau die Verwaltung für Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung Zeit hat, kann zusätzlich in der Gemeinschaftsordnung oder im Verwaltervertrag geregelt sein. Das schafft zusätzliche Klarheit und reduziert Diskussionen über vermeintliche Verzögerungen.

Ein Verwalterwechsel wirft in der Praxis regelmäßig die Frage auf, wer für die Erstellung der Abrechnung verantwortlich ist. Seit der WEG-Reform richtet sich der Anspruch der Eigentümer auf die Jahresabrechnung nicht mehr gegen den Verwalter persönlich, sondern gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer selbst. Der Verwalter handelt lediglich als ausführendes Organ.

Für die zeitliche Zuordnung gilt seither ein klares Stichtagsprinzip. Die Pflicht zur Erstellung der Jahresabrechnung für ein Kalenderjahr entsteht erst am 1. Januar des Folgejahres. Endet also der Vertrag eines Verwalters zum 31. Dezember, ist er zu diesem Zeitpunkt bereits nicht mehr Organ der Gemeinschaft. Die formelle Abrechnungspflicht trifft dann den neuen Verwalter, auch wenn sich die Abrechnung auf das Vorjahr bezieht. Der ausgeschiedene Verwalter bleibt allerdings weiterhin zur sogenannten Rechnungslegung verpflichtet.  Er muss die Zahlen aus seiner Amtszeit korrekt liefern und deren Vollständigkeit gegebenenfalls bestätigen. Übernehmen Sie also zum Jahreswechsel eine neue
Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, gehört die Abrechnung des Vorjahres zu Ihren Aufgaben. Das ist ein Punkt, den Sie bei der Honorarkalkulation von Anfang an mit einplanen sollten.

Nicht jede Hausgeldabrechnung ist auf Anhieb fehlerfrei. Als Eigentümer haben Sie das Recht, sie genau unter die Lupe zu nehmen. Typische Fehlerquellen sind falsch zugeordnete Kosten, beispielsweise:

Eine einfache, aber wirkungsvolle Kontrolle liefert der sogenannte sogenannte "Rechengang":

Eine häufige Stolperfalle ist zudem die Heizkostenabrechnung, die parallel zur Hausgeldabrechnung läuft und mit ihr nicht immer exakt übereinstimmt. Ein typisches Beispiel ist die Ölheizung: Zum Jahresende bleibt in der Regel ein Restbestand im Tank. Dieser ist bereits bezahlt, wurde aber noch nicht verbraucht. In diesem Fall darf der Betrag nicht einfach als auszahlbares Guthaben erscheinen. Der Betrag wird als "Durchlaufposten" erläutert und in die Abrechnung des Folgejahres übernommen. Hierfür bietet sich die Erfassung in einem Heizkostendifferenzkonto an.

Wenn Sie eine ungewöhnliche Differenz zwischen Hausgeld- und Heizkostenabrechnung entdecken, ist das also nicht automatisch ein Fehler. Achten Sie nur darauf, diese Differenz immer nachvollziehbar zu erklären.

Ein oft übersehener Vorteil ist, dass bestimmte Kosten aus der Hausgeldabrechnung sich steuerlich absetzen lassen. Grundlage ist § 35a EStG, der haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen begünstigt. Dazu zählen etwa Kosten für Hausmeister, Gartenpflege oder Treppenhausreinigung ebenso wie Wartungs-, Modernisierungs- und Reparaturarbeiten am Gemeinschaftseigentum.

Wichtig ist dabei jedoch die Unterscheidung, denn nur der Arbeitskostenanteil ist begünstigt, nicht die Materialkosten. Für haushaltsnahe Dienstleistungen können Sie 20 Prozent der Kosten von der Steuerschuld abziehen (maximal 4.000 Euro im Jahr). Für Handwerkerleistungen sind es ebenfalls 20 Prozent (begrenzt auf 1.200 Euro). Damit Sie diese Vorteile nutzen können, benötigen Sie eine entsprechende Aufschlüsselung der Beträge, beispielsweise in Form einer gesonderten Ausweisung in der Hausgeldabrechnung oder einer separaten Bescheinigung. Es empfiehlt sich daher, dies frühzeitig mit der Verwaltung zu klären.  

Neben § 35a EStG lohnt sich im Zusammenhang mit dem Wohnungseigentumsgesetz auch ein Blick auf § 35c EStG, der energetische Sanierungsmaßnahmen begünstigt. Das ist besonders wichtig, weil Maßnahmen wie Heizungstausch, Dämmung oder Fenstertausch fast immer am Gemeinschaftseigentum stattfinden und anteilig über die Hausgeldabrechnung abgerechnet werden. Ein wichtiger Unterschied zu § 35a ist, dass bei § 35c auch die Materialkosten begünstigt sind und nicht nur der Arbeitslohn, somit lässt sich hier ein größerer Kostenanteil steuerlich geltend machen.

Wechselt eine Wohnung im Laufe des Jahres den Eigentümer, wird trotzdem nur eine einzige Hausgeldabrechnung für den gesamten Abrechnungszeitraum erstellt. Im Mietrecht hingegen sind bei einem Mieterwechsel häufig zwei zeitanteilige Abrechnungen erforderlich. Zahlungspflichtig für eine Nachzahlung beziehungsweise empfangsberechtigt für ein Guthaben ist grundsätzlich der Eigentümer, der zum Zeitpunkt der Beschlussfassung über die Abrechnung im Grundbuch steht. Es ist unabhängig davon, wie lange er die Wohnung im Abrechnungsjahr tatsächlich besessen hat. Wie sich Käufer und Verkäufer diesen Betrag intern aufteilen, regeln sie im Kaufvertrag und die Verwaltung selbst ist daran nicht gebunden.

So klar die gesetzlichen Anforderungen auf dem Papier klingen, so aufwendig ist die praktische Umsetzung, insbesondere bei mehreren Wohnungseigentümergemeinschaften gleichzeitig. Jede Kostenart benötigt den richtigen Verteilerschlüssel. Prüfen Sie regelmäßig, ob die Umlageschlüssel mit der Teilungserklärung und den aktuellen Beschlüssen übereinstimmen. Dokumentieren Sie Abweichungen mit einer nachvollziehbaren Begründung. Wird hier ein falscher Schlüssel angewendet, kann die gesamte Abrechnung angefochten werden und muss neu erstellt werden, mit entsprechendem Zeit- und Kostenaufwand.

Die Belegprüfung durch den Verwaltungsbeirat vor der Eigentümerversammlung gehört dabei zum festen Ablauf. Klassischerweise findet sie stichprobenartig in den Büroräumen der Verwaltung statt. Moderne Verwaltungssoftware wie Immoware24 verlagert diesen Schritt zunehmend ins Digitale. Wenn alle Belege elektronisch vorliegen, kann der Beirat die Belegprüfung online über ein digitales Datenpaket durchführen. Eine Terminabstimmung und Papierunterlagen sind nicht erforderlich. Die Prüfung bleibt für alle Beteiligten vollständig nachvollziehbar.

Immoware24 übernimmt die automatisierte Verteilung nach dem hinterlegten Umlageschlüssel, stellt Rücklagenentwicklung und Vermögensbericht auf Knopfdruck bereit und bildet die Abrechnungsspitze BGH-konform ab. Eine nachvollziehbare Dokumentation für Eigentümer und Beirat ist dabei direkt enthalten. Statt Kostenpositionen manuell zuzuordnen und Kontenentwicklungen von Hand gegenzuprüfen, arbeiten Sie mit einem System, das die Anforderungen der WEG-Reform von Grund auf mitdenkt.

Sowohl für einzelne Wohnungseigentümergemeinschaften als auch für wachsende Verwaltungsportfolios erstellen Sie mit Immoware24 Hausgeldabrechnungen, Wirtschaftspläne und Vermögensberichte aus einem System heraus. Das ist transparent für Sie und verständlich für Ihre Eigentümer. Verschaffen Sie sich hier einen Überblick über die Hausgeldabrechnung für Eigentümer mit Immoware24 und testen Sie, wie viel Zeit eine Software bei der nächsten Jahresabrechnung sparen kann.