Ein digitaler Prozess ist nur so schnell wie sein langsamster Schritt
Der Medienbruch kostet Sie den Effizienzgewinn
Drucken, unterschreiben lassen, einscannen, ablegen, versenden: Jeder dieser Schritte ist Handarbeit. Der digitale Prozess endet genau dort, wo er am meisten sparen könnte – und beginnt danach von vorn.
Sie warten auf Rückläufer, die Sie nicht steuern können
Ein Unterschriftenumlauf per Post dauert Tage bis Wochen. Sie wissen nicht, wer schon unterschrieben hat und wer nicht, Sie müssen nachfassen, und was zurückkommt, ist häufig ein unleserlicher Scan oder ein Foto in schiefer Perspektive.
Die eingescannte Unterschrift hält im Streitfall wenig aus
Ein Unterschriftenbild, das in ein PDF eingefügt wird, kann jeder erzeugen. Kommt es zum Streit, haben Sie nichts in der Hand – weder einen Nachweis, dass die Person tatsächlich unterschrieben hat, noch dass das Dokument seitdem unverändert ist.
Unterschriften einholen, ohne den digitalen Prozess zu verlassen
Unterschriftenvorgang direkt aus dem Dokument starten
Jedes PDF, das in Immoware24 erzeugt wird, kann ein Unterschriftsfeld tragen. Sie legen fest, wer unterzeichnen soll, und starten den Vorgang mit einem Klick – ohne Export, ohne Upload, ohne Wechsel in ein anderes Programm.
- Unterzeichner je Dokument frei wählbar
- Statusübersicht: Wer hat unterschrieben, wer fehlt noch?
- Automatische Ablage des unterschriebenen Originals im DMS
- Mehrere Unterzeichner in einem Vorgang
Unterzeichnen per QR-Code – ohne App, ohne Benutzerkonto
Der Unterzeichner scannt den QR-Code mit der Handykamera, bestätigt den Vorgang und schreibt mit dem Finger. Alternativ öffnet er das Dokument direkt auf dem Smartphone und unterschreibt sofort. Es muss nichts installiert und nichts eingerichtet werden.
- Funktioniert auf Smartphone, Tablet und jedem touchfähigen Gerät
- Keine App-Installation, keine Registrierung beim Unterzeichner
- Optionaler PIN-Schutz für sensible Vorgänge
- Unterschrift steht innerhalb weniger Augenblicke im System
Zustellung über Portal24 – oder per E-Mail
Nutzen Sie Portal24, erscheint das Dokument automatisch im Bereich „Dokumente” des Empfängers, gekennzeichnet mit dem Unterschriftensymbol und begleitet von einer Benachrichtigung. Ohne Portal funktioniert der Weg genauso: Der Unterzeichner erhält eine E-Mail mit Signaturlink.
- Freigabe gezielt nur an die vorgesehenen Unterzeichner
- Push-Nachricht über die Portal24-App
- Portal24 ist Voraussetzung für den Komfortweg, aber keine Pflicht für die Nutzung
- Nach Abschluss direkt im Portal24 freigeben oder als E-Post-Brief versenden
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) nach eIDAS
Immoware24 setzt auf die fortgeschrittene elektronische Signatur – die Stufe, die im Verwaltungsalltag den besten Ausgleich zwischen Beweiswert und Praxistauglichkeit bietet. Sie ist so intuitiv wie eine Unterschrift auf Papier, bringt aber deutliche Sicherheitsmerkmale mit.
- Erfüllt die vier gesetzlichen Kriterien der eIDAS-Verordnung an eine FES
- Nichtdiskriminierung: Eine elektronische Signatur darf nicht allein deshalb abgelehnt werden, weil sie elektronisch ist (Art. 25 eIDAS-VO)
- Einfache elektronische Signatur (Unterschriftenbild aus dem Adressbuch oder Vorlagenbaustein) ebenfalls möglich
- Umsetzung gemeinsam mit unserem Partner Nepatec GmbH, Server in Deutschland
Manipulationsschutz: Jede nachträgliche Änderung wird sichtbar
Mit dem Abschluss des Vorgangs wird das Dokument gegen Veränderungen geschützt. Prüfen lässt sich das mit jedem gängigen PDF-Reader: Wurde nach der Unterzeichnung auch nur ein Byte geändert, schlägt die Prüfung fehl.
- Prüfbar in Adobe Acrobat, Foxit und anderen Standard-Readern
- Grüner Status = Dokument seit der Unterschrift unverändert
- In Immoware24 ist das Dokument nicht bearbeitbar – das Original bleibt Original
- Wichtig: Bearbeitung in externen Programmen oder erneutes Drucken und Scannen entwertet den Nachweis
Nachweisbar auch im Streitfall – über Notar und Schriftgutachter
Erfasst wird nicht nur das Bild der Unterschrift, sondern die Schreibcharakteristik: einzelne Koordinatenpunkte, Zeitstempel, Geschwindigkeit, je nach Gerät auch der Druck. Diese Daten werden verschlüsselt in das Dokument eingebettet. Den Schlüssel zum Entschlüsseln hat ausschließlich ein Notar – weder Immoware24 noch Nepatec kommen an die Daten heran.
- Zweifelt jemand eine Unterschrift an, unterstützen wir Sie bei der Prüfung
- Der Notar entschlüsselt die Daten und stellt sie einem Schriftsachverständigen zur Verfügung
- Der Sachverständige vergleicht Schreibbewegung und -dynamik – wie bei einer Papierunterschrift
- Der Ernstfall ist die Ausnahme: In der Praxis genügt meist der Hinweis, dass der Nachweis möglich ist
Vorlagen, die das Unterschriftsfeld schon mitbringen
Die digitale Unterschrift ist als Platzhalter in unseren Mastervorlagen hinterlegt – etwa im SEPA-Mandat. In eigenen Vorlagen setzen Sie den Platzhalter selbst und ergänzen ihn bei Bedarf um ausfüllbare Felder, damit der Empfänger direkt Daten eintragen kann.
- Über 85 anwaltlich geprüfte Mastervorlagen als Ausgangspunkt
- Platzhalter für Eigentümer, Mieter, SEPA-Empfänger und weitere Rollen
- Ausfüllbare Textfelder, Checkboxen und Auswahlfelder über eDocBox-Platzhalter
- Einmalige Aktivierung in den Einstellungen genügt
Alle Vorteile auf einen Blick
Unterschriften in Minuten statt in Wochen
Der Umlauf läuft digital: keine Postlaufzeit, kein Nachfassen, kein Warten auf Rückläufer.
Rechtssicher und nachweisbar
Fortgeschrittene elektronische Signatur nach eIDAS, mit Manipulationsschutz und einem etablierten Nachweisverfahren.
Papierlos, ohne Medienbruch
Kein Drucken, kein Scannen, kein Kuvertieren. Porto, Papier und Handarbeit entfallen.
Kein Wechsel zu Drittanbietern
Die Unterschrift ist Teil Ihrer Verwaltungssoftware – kein zusätzliches Tool, kein separater Account, keine weitere Rechnung.
Vier Prozesse, die sofort schneller werden mit der digitalen Unterschrift
Überall dort einsetzbar, wo in Ihrer Verwaltung heute noch gedruckt wird
Protokoll der Eigentümerversammlung. Bei einer hybriden oder online durchgeführten Versammlung sind Beirat und Beisitzer selten alle vor Ort. Statt das Protokoll postalisch umlaufen zu lassen, geben Sie es im Portal24 frei – unterschrieben ist es meist noch am selben Tag, danach versenden Sie es an alle Eigentümer.
SEPA-Lastschriftmandat. Der Mieter erhält das Mandat digital, trägt seine Bankverbindung in die ausfüllbaren Felder ein und unterschreibt direkt. Kein Rückläufer, keine unleserliche IBAN.
Wohnungsübergabe- und Abnahmeprotokoll. Zählerstände, Schlüsselanzahl, Mängel – erfasst und direkt vor Ort auf dem Tablet gegengezeichnet.
Aufträge und Kostenvoranschläge an Dienstleister. Auch die Gegenseite kann digital unterzeichnen – der unterschriebene Auftrag landet automatisch am Ticket.
Tipp: Nach dem Unterschriftenvorgang läuft die Weiterverarbeitung digital weiter: Freigabe im Portal24 für alle Eigentümer oder Versand über die E-Post-Schnittstelle – ohne Kuvertieren, Frankieren und Gang zum Briefkasten.
In guter Gesellschaft
Wir haben uns für Immoware24 entschieden, da mit dem Portal24, dem Mieter & Eigentümerportal, eine Plattform bereitsteht, mit der wir viel effizienter mit unseren Kunden kommunizieren und Daten austauschen können. Die Nutzerquote beträgt hierbei über 94% – das spart uns ungemein Zeit und Geld.
Wir haben uns für Immoware24 entschieden, da mit dem Portal24, dem Mieter & Eigentümerportal, eine Plattform bereitsteht, mit der wir viel effizienter mit unseren Kunden kommunizieren und Daten austauschen können. Die Nutzerquote beträgt hierbei über 94% – das spart uns ungemein Zeit und Geld.
Seit der Gründung unserer Hausverwaltung arbeiten wir mit Immoware24. Als vollständig digital aufgestellte Hausverwaltung profitieren wir täglich von den durchdachten Prozessen – vom digitalen Posteingang über das Dokumentenmanagement bis hin zum Eigentümerportal. Immoware24 ermöglicht uns effiziente Abläufe, spart wertvolle Zeit und unterstützt uns dabei, unseren Kunden eine moderne, transparente und professionelle Verwaltung zu bieten. Für uns ist Immoware24 ein unverzichtbarer Partner im Verwaltungsalltag.
Wir haben uns für Immoware24 entschieden, weil die Software nicht nur Fachkompetenz und Erfahrung vereint, sondern auch die Ideen und das Feedback ihrer Anwender aktiv mit einbezieht. So bleiben wir mit unserer digitalen Lösung modern, effizient und attraktiv – für uns und unsere Kunden.
Häufig gestellte Fragen zur digitalen Unterschrift
Die eIDAS-Verordnung kennt drei Stufen. Die einfache elektronische Signatur (EES) ist im Kern ein Unterschriftenbild, das in ein Dokument eingefügt wird – schnell erstellt, im Streitfall aber kaum belastbar, weil sie jeder erzeugen kann. Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) erfüllt vier gesetzlich definierte Kriterien: Sie ist dem Unterzeichner eindeutig zugeordnet, ermöglicht seine Identifizierung, wird mit Mitteln erstellt, über die er die alleinige Kontrolle hat, und ist so mit dem Dokument verbunden, dass jede nachträgliche Änderung erkennbar wird. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) erfüllt zusätzlich zwei weitere Anforderungen und ersetzt als einzige Form die gesetzliche Schriftform. Immoware24 unterstützt EES und FES.
Sie entspricht der fortgeschrittenen elektronischen Signatur nach eIDAS und hat damit einen hohen Beweiswert. Zusätzlich gilt der Grundsatz der Nichtdiskriminierung nach Art. 25 Abs. 1 eIDAS-VO: Eine elektronische Signatur darf nicht allein deshalb zurückgewiesen werden, weil sie in elektronischer Form vorliegt. Ob die FES für einen konkreten Vorgang ausreicht, hängt vom jeweiligen Anwendungsfall ab – wo das Gesetz Schriftform verlangt, ist die QES erforderlich. Wir dürfen und wollen keine Rechtsberatung erteilen; bitte klären Sie Einzelfälle mit Ihrem Rechtsberater.
Solange niemand widerspricht, funktioniert das. Wird die Unterschrift jedoch angezweifelt, haben Sie nichts, womit Sie sie belegen könnten: Ein Bild lässt sich beliebig kopieren und einfügen. Die FES ist im Handling genauso einfach, erfasst aber zusätzlich die Schreibcharakteristik und schützt das Dokument gegen nachträgliche Änderungen.
Dann wenden Sie sich an unseren Support. Gemeinsam mit unserem Partner Nepatec und dem Notar, bei dem der Entschlüsselungsschlüssel hinterlegt ist, werden die eingebetteten Signaturdaten ausgelesen und einem Schriftsachverständigen zur Begutachtung übergeben. Wichtig ist nur, dass Sie das Originaldokument unverändert aufbewahren – bearbeiten Sie es nach der Unterzeichnung nicht in externen Programmen und drucken und scannen Sie es nicht erneut, sonst gehen die Daten verloren.
Nein. Der Unterzeichner scannt einen QR-Code mit der Handykamera oder öffnet den Link aus der E-Mail, bestätigt kurz und unterschreibt mit dem Finger. Nutzen Ihre Kunden Portal24 oder die Portal24-App, erscheint das Dokument dort automatisch mit Benachrichtigung – komfortabler, aber keine Voraussetzung.
Nein. Die Signaturplattform ist vollständig in Immoware24 integriert. Sie brauchen keinen separaten Account bei einem Signaturanbieter und keine zusätzliche Installation.
Für jedes PDF, das Sie aus Immoware24 erzeugen: Versammlungsprotokolle, SEPA-Mandate, Übergabe- und Abnahmeprotokolle, Anschreiben, Aufträge und Kostenvoranschläge. In unseren Mastervorlagen ist der Platzhalter teils bereits hinterlegt, in eigenen Vorlagen setzen Sie ihn selbst.
Die digitale Unterschrift ist eine kostenpflichtige Zusatzleistung zu Portal24 und wird je Unterschriftenvorgang abgerechnet. Sprechen Sie unseren Vertrieb an – wir schauen gemeinsam, wie viele Vorgänge in Ihrer Verwaltung realistisch anfallen.
Portal24 ist nahtlos in Immoware24 integriert. Dokumente, die Sie freigeben, erscheinen automatisch beim richtigen Empfänger; unterschriebene Dokumente laufen ohne Zwischenschritt in Ihr Dokumentenmanagement zurück.