Unterjährige Verbrauchsinformation (uVI): Was Verwalter bis zum 01. Januar 2027 wissen müssen

Für viele Hausverwaltungen ist die unterjährige Verbrauchsinformation längst Alltag. Für andere rückt mit dem 01. Januar 2027 eine verbindliche Frist näher, die sich nicht mehr verschieben lässt. Dieser Beitrag ordnet ein, welche Pflichten sich aus der Heizkostenverordnung ergeben, was WEG-Verwalter dabei rechtlich anders behandeln müssen als Mietverwalter, und wie sich die Umstellung ohne größeren Mehraufwand organisieren lässt.

Die unterjährige Verbrauchsinformation – kurz uVI – ist eine regelmäßige, gesetzlich vorgeschriebene monatliche Mitteilung über den individuellen Heiz- und Warmwasserverbrauch einer Nutzeinheit. Sie ergänzt die jährliche Heizkostenabrechnung, ersetzt sie aber nicht. Eine Schlussabrechnung über den gesamten Abrechnungszeitraum bleibt weiterhin einmal jährlich Pflicht. Während die Jahresabrechnung Zahlungsansprüche auslöst, dient die uVI ausschließlich der Information und begründet keine Nachforderung oder Vorauszahlungsanpassung.

Betroffen sind Gebäude mit mindestens zwei Wohneinheiten und einer zentralen Heiz- oder Warmwasseranlage, sofern fernablesbare Messgeräte installiert sind. Das kann auch gewerblich genutzte Räume und die gewerbliche Wärme- oder Warmwasserlieferung betreffen. Ausnahmen gelten nur bei technischer Unmöglichkeit oder unangemessen hohem Aufwand.

Die Pflicht zur uVI wurde mit der Novelle der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) zum 01. Dezember 2021 eingeführt und setzt Vorgaben der europäischen Energieeffizienzrichtlinie (EED) in deutsches Recht um. Maßgeblich ist § 6a HeizkostenV: Sind in einem Gebäude fernablesbare Ausstattungen zur Verbrauchserfassung installiert, muss der Gebäudeeigentümer den Nutzern seit dem 01. Januar 2022 monatlich Abrechnungs- oder Verbrauchsinformationen für Heizung und Warmwasser mitteilen, soweit keine einschlägige Ausnahme greift.

Ziel der Regelung ist es, Energieverbrauch und CO2-Ausstoß von Wohngebäuden zu senken, indem Bewohner schon während des laufenden Jahres reagieren können, statt erst mit der Jahresabrechnung eine böse Überraschung zu erleben.

Die Einführung erfolgt gestaffelt, mit dem 01. Januar 2027 als zentralem Stichtag für Verwaltungen, die die Umstellung bislang aufgeschoben haben:

Für Verwaltungen, die ihre Bestandsobjekte noch nicht vollständig umgerüstet haben, ist die verbleibende Zeit bis Ende 2026 die letzte Möglichkeit, die Fernauslesbarkeit sicherzustellen.

Nach § 6a Abs. 2 HeizkostenV ist eine uVI nur dann vollständig, wenn sie mindestens folgende Angaben umfasst:

Die bloße Bereitstellung der Daten in einem Nutzerportal reicht dabei nicht aus. Nutzer müssen zusätzlich darüber informiert werden, dass neue Verbrauchsinformationen verfügbar sind, etwa per E-Mail oder als Benachrichtigung. Alternativ kann die vollständige Information unmittelbar mitgeteilt werden, beispielsweise per Brief.

Bei der Mietverwaltung ist die Rollenverteilung eindeutig. Der Vermieter erfüllt die Pflichten des Gebäudeeigentümers im Sinne der HeizkostenV gegenüber dem Mieter, oder ein entsprechend beauftragter Mietverwalter übernimmt die Abwicklung in Vertretung.

In der WEG-Verwaltung sind zwei Ebenen zu unterscheiden: 

Diese Aufgabenverteilung hat für Verwalter eine wichtige praktische Konsequenz:
Auch selbstnutzende Eigentümer müssen die uVI erhalten. Bei vermieteten Einheiten bleibt der vermietende Eigentümer gegenüber seinem Mieter für die Informationspflicht verantwortlich.

Die WEG-Verwaltung oder der Messdienstleister kann die direkte Mitteilung an Mieter im Rahmen einer entsprechenden Beauftragung übernehmen. Aus der Bestellung zum WEG-Verwalter allein folgt diese Aufgabe jedoch nicht. In der Praxis sollten Zuständigkeiten und Zustellwege so abgestimmt sein, dass die Informationen zuverlässig bei den jeweils berechtigten Empfängern ankommen.

Kommt der Gebäudeeigentümer seiner uVI-Pflicht nicht oder nur unvollständig nach, sieht § 12 Abs. 1 HeizkostenV ein Kürzungsrecht vor. Der Nutzer darf seinen Anteil an den Heiz- und Warmwasserkosten um 3 % kürzen. Ein gesondertes Kürzungsrecht von 3  % sieht das Gesetz für pflichtwidrig fehlende fernablesbare Ausstattung vor. Ob mehrere Kürzungsrechte in einem konkreten Fall zusammentreffen, ist gesondert zu prüfen.

Eine wichtige Einschränkung für WEG-Verwalter:
Im Verhältnis des einzelnen Wohnungseigentümers zur GdWE sind die Kürzungsrechte nach § 12 Abs. 1 HeizkostenV ausdrücklich ausgeschlossen. Das gilt sowohl für selbstnutzende als auch für vermietende Eigentümer. Im Verhältnis zwischen dem vermietenden Eigentümer und seinem Mieter kann das Kürzungsrecht dagegen greifen. Der gesetzliche Ausschluss gegenüber der GdWE ändert nichts an deren Informationspflichten, insoweit bleibt es bei den allgemeinen Vorschriften. 

Für die Praxis ist entscheidend, dass nicht nur die technische Ausstattung vorhanden ist, sondern auch die monatliche Mitteilung mit den gesetzlich geforderten Angaben funktioniert. Das Kürzungsrecht bezieht sich auf den bei der Abrechnung auf den Nutzer entfallenden Heiz- beziehungsweise Warmwasserkostenanteil, nicht auf die gesamte Betriebskostenabrechnung.

Über das Kürzungsrecht hinaus sind in Ausnahmefällen auch Schadensersatzansprüche denkbar, wenn eine Verwaltung ihre Informationspflicht systematisch und über einen längeren Zeitraum verletzt und der Gemeinschaft oder einzelnen Eigentümern dadurch ein konkreter, nachweisbarer Schaden entsteht. In der Praxis bleibt das Kürzungsrecht aber die weit häufigere und relevantere Maßnahme. 

Da die unterjährige Verbrauchsinformation personenbezogene Verbrauchsdaten verarbeitet, unterliegt sie den Anforderungen der DSGVO. § 6b HeizkostenV erlaubt dem Gebäudeeigentümer und beauftragten Dritten die Verarbeitung, soweit sie für die Kostenverteilung, Abrechnung oder Informationspflicht erforderlich ist.

Verwalter sollten deshalb sicherstellen, dass mit dem beauftragten Messdienstleister ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) besteht, der den Zweck und Umfang der Datenverarbeitung klar regelt. Die Übertragung sollte verschlüsselt erfolgen und es dürfen nur die für die uVI tatsächlich erforderlichen Daten verarbeitet werden. Eine Weitergabe an Dritte über den Messdienstleister hinaus ist grundsätzlich nicht vorgesehen.

Für die Weiterleitung der E-Mail-Adresse eines Nutzers an den Messdienstleister zum Zweck der digitalen uVI-Zustellung ist keine separate Einwilligung der Eigentümer oder Mieter erforderlich, da dies zur Erfüllung der gesetzlichen Informationspflicht notwendig ist. Verwalter sollten den gewählten Messdienstleister trotzdem darauf prüfen, ob er die Anforderungen an Datensicherheit nachvollziehbar erfüllt, etwa durch Verschlüsselung bei Speicherung und Übertragung. Erforderlichkeit und Zustellwege sind jedoch konkret zu prüfen und Nutzer über die Verarbeitung zu informieren. Bei Nutzerwechseln dürfen Verbrauchsdaten des Vorgängers nicht für den Nachfolger zugänglich werden. 

Der VDIV-Verwalter-Monitor, eine Umfrage des Verbands der Immobilienverwalter Deutschland unter mehr als 300 Verwaltungen, zeigt ein gemischtes Bild: Bereits 58 % der WEG-Einheiten und 61 %der Mietobjekte sind mit fernauslesbaren Geräten ausgestattet. 81 %der Unternehmen sind zuversichtlich, ihre WEG-Einheiten fristgerecht umzurüsten. Bei großen Verwaltungen mit mehr als 3.000 verwalteten Objekten rechnet allerdings gut jedes zweite Unternehmen mit größeren Anstrengungen.

Bei der tatsächlichen Bereitstellung der uVI liegt einiges im Rückstand. Aktuell erhalten nur 32 %der Wohnungseigentümer und 39 %der Mieter regelmäßig eine uVI. Jede vierte Verwaltung stellt sie bislang gar nicht bereit, bei kleineren Verwaltungen mit weniger als 400 Einheiten sogar mehr als jede dritte. Als Gründe werden neben technischen Hürden vor allem der kommunikative Zeitaufwand und die mangelnde Akzeptanz bei Eigentümern und Mietern genannt.

Die VDIV-Zahlen machen deutlich, dass die technische Ausstattung und tatsächliche Bereitstellung häufig auseinander gehen. Wer bereits fernablesbare Zähler installiert hat, aber die uVI noch nicht regelmäßig verschickt, sollte diese Lücke vorrangig schließen. Denn hier drohen bereits heute Kürzungsrechte im Mietverhältnis, unabhängig vom Stichtag 2027.

Für die Umsetzung sind drei Punkte entscheidend: 

Wird das manuell organisiert, wächst der Aufwand mit jeder zusätzlichen Einheit spürbar. Das ist nur einer der Gründe, warum viele Verwaltungen diesen Prozess inzwischen automatisieren.

Immoware24 bildet die unterjährige Verbrauchsinformation direkt in der Software ab. Verbrauchsdaten werden automatisch verarbeitet und den Nutzern bereitgestellt, inklusive Benachrichtigung und Dokumentation für den Fall einer späteren Rückfrage. Das gilt unabhängig davon, ob es sich um vermietete Einheiten oder selbstnutzende Eigentümer in einer WEG handelt. Die rechtliche Doppelrolle nach § 1 Abs. 2 Nr. 2 HeizkostenV wird dabei technisch nicht zum Zusatzaufwand.

Verschaffen Sie sich hier einen Überblick über die unterjährige Verbrauchsinformation (UVI) bei Immoware24 und sehen Sie, wie sich die Frist zum 01. Januar 2027 ohne manuellen Mehraufwand einhalten lässt.